新しいしくみを成功させるために ～手順を示す～【Ｐマーク取得の基礎知識】

今回も新しいしくみの運用を成功させるためにできることをお話したいと思います。

マニュアルを作る

新しい手順を周知するうえでマニュアルは欠かせません。

もちろん口頭で説明する機会もあるかもしれませんが、社員が後でその手順を実践することができるようにするためにも、また何らかの都合で口頭での説明を受けることができなかった社員のためにも、マニュアルは用意しておくべきでしょう。

形式の整ったマニュアルをいつでも準備しなければならないわけではありません。ポイントは次の2つです。

• 手順が書面などで確認できる状態であること
• 行うべきことが順序立てて示されていること

様式には記入例を準備する

プライバシーマーク（Pマーク）（Pマーク）では記録のための様式を持つことが望ましいとされています。新たにプライバシーマーク（Pマーク）取得に取り組み始めた会社においては、記録を取る手順が定着するのに時間がかかる場合もあります。

そこでお勧めしたいのは、社員に記録の仕方を説明する場合に様式の記入例を配付することです。

記入例どおりに書くわけではないとしても、“どのような種類のこと”を“どれくらいの具体性で”書けばよいのかを社員たちは記入例を通して把握することができます。

ついでに言っておくと、見本を準備することはPマーク担当者側にとっても有益です。記入例を作りながら「この項目わかりにくい」などの問題点が明確になることもあるからです。自分たちも理解に困るようなものを社員たちが理解できるはずがありません。その段階で様式に修正を加えることができます。

関係者を明確にする

手順には5W1Hが不可欠と言われますが、その中でも“だれ”が“だれ”に対して行うのかという部分を明確にしておくことは大事です。

たとえば手順の中に「業務委託先に守秘義務に関する誓約書を渡し、署名してもらう」というものがあるとしても、業務委託先って言われても具体的にだれ？という疑問が残ります。業務委託先の業務担当者でしょうか、業務責任者でしょうか、それとも先方の個人情報保護管理責任者でしょうか。

また「営業所で苦情が発生した場合はただちに本社へ報告する」のような例についても同じことが言えます。必要なのは本社の“だれ”に報告するかという情報です。

手順書には具体的なことが記載できない場合もありますので、口頭での説明の際に必ず関係者に関する情報を明確にするようにしましょう。

質問に対応できるようにする

新しい手順に関して質問が生じたときの問い合わせ窓口は必ず用意しておくべきです。大きな会社では部署ごとに用意しておくのがよいかもしれません。

まとめ

手順を示すことは個人情報保護のための新しいしくみを定着させるために必要なことです。社員の立場に身を置き、どのように手順を説明されると一番実行しやすいかを常に考えるようにしましょう。

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