営業部門とPマーク

会社には営業部門があります。営業職は自社の商品やサービスの購入を顧客に促して契約活動を行う職種ですから、一般的にも顧客との接触の機会が非常に多い仕事に位置付けられます。

プライバシーマーク（Pマーク）の観点でいうと、自社のサービスが消費者向けである場合にしても企業向けであるにしても、営業部門は顧客との接点を持つ機会が多いため、直接個人情報の提供を受けたりする機会も多いと考える必要があります。

これからプライバシーマーク（Pマーク）取得会社において営業部門が特に留意すべき個人情報保護の注意点とは何かを考えてみましょう。

顧客からの個人情報取得の手順を守る

商品やサービスの利用を開始する顧客から契約などに際して個人情報を取得するのは営業部門の役割であることが少なくありません。

直接顧客と対面して個人情報を取得する場合は、取得の様式や取得方法などプライバシーマーク（Pマーク）取得会社として自社で定められた手順を守るようにしましょう。

またお客様から個人情報の利用目的やその他情報の取り扱いに関することについて質問された場合に正確に回答できるよう必要事項をあらかじめ把握しておきましょう。

個人情報持ち出しの際の社内ルールを守る

営業社員は社外に出る機会がほかの職種に比べて多いのではないでしょうか。社外に出る機会が多いということは書類やパソコン、モバイル機器、外部記憶媒体など会社で取得した個人情報やそれを格納した情報システムを社外に持ち出すことも多いということになります。

会社外での個人情報の取り扱いには十分に注意する必要があります。個人情報を公共の場所に放置したり社用車の中に長時間放置したりすることは避けるべきです。

また持ち出しの際の紛失による事故を防止するためにも持ち出しに際して申請が必要な機器や情報資産については必ず承認を得てから持ち出すようにしましょう。そして会社に持ち帰って返却する際も必ず内容を確認し、ウイルスチェックなどが必要なものがあれば確実に実施するようにしてください。

取引先の名刺や電話番号を安全に管理する

BtoBのプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の場合、取引先企業とのやり取りが最も多く発生するのも営業部門かもしれません。

その場合必然的に営業部門では取引先から名刺を取得したり、あるいは頻繁に連絡を取るために電話番号を業務用携帯の電話帳で管理したりする機会も増えるかと思います。

名刺や電話番号は個人情報ですから、不適切な管理によって外部に流出したりすることのないように配慮しなければなりません。

まとめ

会社の売り上げは営業部門の大きな関心事だと思いますが、売り上げは決して商品・サービスや営業手法だけに依存しているのではありません。個人情報の取り扱いなどにおいてお客様の信用を得ること会社の売り上げにつながります。

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社の営業部門は個人情報保護の意識を持って営業活動に臨むようにしましょう。

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