Pマークのロゴマークの使い方

プライバシーマーク（Pマーク）を取得した企業の名刺には、ほとんどの場合、Pマークのロゴが印刷されています。このPマークのロゴの使用方法は、縦横の比率や印刷時の色味などのほか、運用方法にわたり詳細に規定があるのをご存知でしょうか？「プライバシーマーク取得支援サービス」が、更新の際に企業がプライバシーマークを使用している状況を確認すると、なかには誤った使用をしている事業所が多く見られます。

ホームページやDMなどで、マークを不正に使用したり、すでにプライバシーマークを中止している事業者による不正使用などがある場合には、「プライバシーマーク制度」の公式サイトに、事業社名やリンク先や所在地のほか、初回確認日付などが掲載されますので、場合によっては取引先やユーザーからの信頼まで失ってしまう可能性もあります。

せっかくの信頼をあらわすためのマークが無意味になってしまいますので、あらためてPマークの使い方や運用方法などを確認し、正しい知識を学ぶことが大切です。「プライバシーマーク取得支援サービス」では、すでにマーク取得済みの事業所であっても、更新のためのサポートなども行っていますので、マークの使用方法や運用で分からないことなどがある場合には、気軽に相談をすることができます。

ロゴの入手方法

プライバシーマークのロゴの取得方法は、書類の提出から、約1ヶ月半から2か月程度でプライバシーマーク認定の通知が届きますので、そちらの書類に「プライバシーマーク使用料を振り込み後に、使用許諾書とプライバシーマークのロゴデータを送付します」と記載されています。

使用料を振り込んで1週間から10日程度で、マークを付与された事業者に、使用許諾書とプライバシーマークのロゴデータが直接送付されることになります。ロゴデータとともに、CD-ROMに「プライバシーマーク制度」のポスター作成プログラムも含まれていますので、印刷会社などにデータを渡して制作を依頼してもよいでしょう。

おそらく、取引先などでも社内に掲載されているポスターですので、一度は目にしたことがあるかと思います。これらのデータは、印刷物の制作などを依頼された会社など、付与事業者以外の方には配られていませんので、取り扱いには十分注意をしましょう。

また、印刷物にマークを利用する際は、EPS、あるいはJPGデータを使用し、ホームページにプライバシーマークを使用するためのGIFデータは、白地を基本としてシステムで自動作成されている透過GIFとなっていますので、 濃い色に使用可能なデータが渡されることはありません。

濃い地色の上にデータを配置する場合は、「プライバシーマークの表示条件」内「プライバシーマークと枠の表示について」を参考のうえ、HTMLを加工して使用するようにしましょう。また、GIFデータは、ホームページ用に適した解像度で作成されていますので、印刷物などには使用することはできません。

ホームページで表示しよう

プライバシーマークをホームページで表示する場合には、マークをボタン化し、クリックするとプライバシーマーク制度ウェブサイトへジャンプできるように設定しなければなりません。また、プライバシーマークの表示と併せて、プライバシーマークを使用しているホームページには、以下1.～3.の個人情報保護方針を掲載しなければなりません。

1.個人情報保護に関する問い合わせ先を併せて明記すること。2.個人情報保護方針には、制定した日付・制定した者の氏名を明確にすること。3.個人情報保護方針は、貴社のホームページのトップページに掲載することが望ましい。また、掲載の際には、必ずプライバシーマーク事務局から配布された電子データを原データとして使用し、配布された電子データ以外の使用は禁じられています。

画像の縦横比率は変更不可となっており、名刺などに印刷をする場合においても、登録番号が確認できる大きさで使用しなければなりません。ただし、Pマークの表示の際に付与を受けた回数を示す番号については、2年おきの更新の度に、以前の番号の名刺を廃棄してあらためて印刷したり、HPの更新に費用が掛かるなど、企業に負担が掛かることなどが考慮され、更新番号は名刺に印刷したり、HP上で公表する必要はないこととされています。

付与されるマークのデータは、更新番号がついているものとついていないものの２種類がありますので、どちらを使用してもとくに問題はありません。ただし、新規取得中の場合であっても、正式に付与認証されるまでは使用を認めるようなロゴマークのようなものはありませんので、勝手に掲載することはできません。

必ずマーク付与の契約を締結するまでは、いかなる方法であっても使用は認められませんので、注意が必要です。

マークの表示条件

「プライバシーマークの表示条件」については、プライバシーマーク制度運営要領「プライバシーマーク使用規約（PMK600）」の別紙に詳しい内容が記載されています。そのおもな内容とは、「第1章：総則（第1条～第2条）」、第2章：「プライバシーマークの使用（第3条～第7条）」、「第3章：権利の保全（第8条～第10条）」、「第4章：改正（第11条）」となっています。

第2章：「ライバシーマークの使用（第3条～第7条）」では、付与事業所はプライバシーマーク付与の範囲を超えてのマーク使用を認めず、マークは名刺やホームページ、宣伝、広告用の資料のほか、企業の便せんや封筒など、それらに値するものだけに限られます。また、設備や施設、あるいは製品やサービスそのものが、プライバシーマーク付与を受けているとの誤解を招くような使用方法も禁じられています。

もちろん、他への貸与や再承諾、交換、譲渡、質入れなど、その他一切の第3社への提供をしてはならず、あくまで付与契約の締結から定められた有効期間内においてのみ使用が許されます。付与事業者で亡くなった場合には、ただちに使用を中止し、付与機関から受領したPマークのロゴデータその他一切の資料（バックアップ用の複製も含め）速やかに変換し、あるいは付与機関の指示に従って廃棄をしなければなりません。

付与期間は、廃棄を指示した場合には、廃棄した旨の証明書の提出を求めることができますので、付与された事業所は、指示に従って証明書を提出しなければなりません。また、マークの表示には、登録番号を付して表示することが義務付けられており、マークの付与を受けた回数を示す番号の表示は、付与された事業所の任意となっています。

このように、プライバシーマーク（Pマーク）は、単なるロゴマークではなく、あくまで商標登録ですので、登録内容と異なる状態での使用をすることはできません。誤解を与えるような場合は許可されませんので、誤解を与えることがないように注意を払ったうえで取り扱う必要がありますし、不正の使用をした場合には、更新の際に思わぬところで、無駄な時間を要してしまうことも考えられます。

スムーズな更新を進めるためにも、いま一度、社内での正しい認識が必要となってくるでしょう。プライバシーマークの規定は随時更新されているうえに、事業者によってはマーク運用のための担当者が、定期的に変わることも考えられます。

社内で、古い情報や誤った知識の引継ぎなどは行われていないでしょうか？プライバシーマーク制度は、取得することだけが目的ではなく、正しい運用とルールの徹底、取引先やユーザーからの信頼の確保と維持をすることが、本来の目的です。

常に最新の情報で対応することができるように、「プライバシーマーク取得支援サービス」など、プロのコンサルティングを上手に活用して、無駄な労力や時間、コストを掛けることなく、スムーズな運用を心掛けましょう。