プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限と更新方法について解説！

プライバシーマーク（Pマーク）制度は、事業者が個人情報の取り扱いを適切に行う体制等を整備している事を評価し、その証として「プライバシーマーク（Pマーク）」の使用を認める制度です。そんなプライバシーマーク（Pマーク）には有効期限があり、有効期限が切れる前に申請をする必要があるのです！
本記事ではプライバシーマーク（Pマーク）の有効期限についての考え方とその更新について解説します。

プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限は？

Pマークの使用には、2年間の有効期限が定められています。

例）2022年9月5日付与の場合　
有効期限：2022年9月5日から2024年9月4日（2年間）
有効期間満了日：2024年9月4日　

何もせずにPマークの有効期限満了日を迎えてしまうと、自動的に失効になってしまいます。

プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限を忘れてしまったら

「プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限、いつだっけ？」となった時には、以下の2つの方法で確認しましょう。

登録証を確認する
プライバシーマーク（Pマーク）を取得してから、登録証という証明書が届きます。
この書面には、プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限も記載されているので、いつまで有効かを確認することが可能です。

②JIPDECホームページを確認する
プライバシーマーク（Pマーク）を取得している企業はＷebサイト上で公開されています。
「プライバシーマーク（Pマーク）付与事業者　検索」というワードで検索するとJIPDEC（日本情報経済社会推進協会）のページがでてきます。そのページで事業者名または、登録番号を検索すれば有効期限を確認することができます。
事業者名にアルファベットが含まれる場合は、全角大文字でないと認識されないので注意しましょう。

プライバシーマーク（Pマーク）の更新時期

Pマークが失効にならないように、Ｐマークを取得している事業者は
「有効期限の満了日の8ヵ月～4ヵ月前までの4か月間」に審査機関に更新申請書類を提出する必要があります。

例）
有効期間の満了日：2022年9月5日　
更新申請受付期間：2022年8月6日（8か月前）から2022年5月5日（4か月前）

では、Pマークの更新はどのようにすればいいのでしょうか。

プライバシーマーク（Pマーク）の更新の方法

プライバシーマーク（Pマーク）を更新するためには、3つのステップが必要です。

①更新申請
②更新審査
③指摘改善

プライバシーマーク（Pマーク）を知っている方ならご存知の通り、取得の時と同様のステップを踏まなければなりません。
しかし、取得時とは異なることが以下の2点あります。

• 決められた期間内に申請すること
• 2年分の運用記録を提出すること

の2点です。

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新が終わったからと言って忘れずに、次回の更新に向けて準備をしていきましょう。

更新の申請で必要なモノ

更新の手続きには何が必要になるのでしょうか。
プライバシーマーク（Pマーク）の申請書類は既に決まったものになります。

更新の申請に必要な書類は、以下の4点です。

①申請書類（プライバシーマーク（Pマーク）付与適格性審査申請チェック表）
②最新のPマーク文書一式
③「個人情報管理台帳」の1ページ目
④「リスク分析結果」の1ページ目（③と連動する内容のもの）

なお、①の書類に提出すべき運用記録も含まれております。

• 教育実施記録（報告書等）
• 内部監査の結果（報告書等）
• マネジメントレビューの記録（議事録等）

企業によって文書名は異なりますが、うまく活用することで申請書類の作成の手間を減らす可能性があります。

申請が終わったら

更新の申請が受理された後、新規取得と同様に文書審査と現地審査が行われます。
審査で審査員から指摘事項が寄せられた場合、その対応をしている間に有効期限を過ぎてしまうこともあります。

しかし、この場合でも、審査が続いている期間はPマークの使用が認められています。

もし申請期限を過ぎてしまったら

「Pマーク担当者が急に退職したので、更新申請の手続きが間に合わない」
「コロナ禍の対応が優先のため、Pマークの更新時期が過ぎてしまった」
「更新はしないつもりだったが、Pマークを維持しなければならなくなった」等の事情で、更新申請の時期が過ぎてしまう事例があります。

基本的には、更新申請受付期間を過ぎてしまうと、審査機関は申請を受け付けてくれなくなってしまいます。そして、申請が受理されなければ、Pマークの更新審査を受けることが出来ません。
そのため、Pマークを使用するためには、もう一度、ゼロから取得のための取り組みを行う必要があります。余計なコストと工数がかかりますので、自社における更新申請受付期間を把握し、期間内に申請手続きを行えるように必要な作業をあらかじめ済ませておくことをオススメします。

申請が間に合いそうにない時は！

しかし、どんなに入念な準備をしていても、自然災害や業務過多または、Pマーク文書の見直しが間に合わない等の理由から、更新申請が間に合わなくなることも考えられます。

このように、合理的な理由で申請の期限を過ぎてしまいそうになった場合は、予め審査機関にその旨を伝達しておくことで、申請期限を延長してもらえることもあります。

「遅れた理由」や「いつまでに提出可能か」を審査機関に書面で提出する対応が一般的ですが、審査機関によりその手順は異なります。また、必ず受理してもらえるとも限りません。

そのため、原則としては、更新期間内に申請をしっかりと終えられるようにしましょう。

有効期限が切れていたのに気付かなかったら

一方で、プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限の更新を行おうとしていたのに、現在の有効期限が切れていることに気付かなかった場合、プライバシーマーク（Pマーク）が失効してしまうのでしょうか。

この場合も上記の正当な理由で申請が遅れた場合と同様です。
更新申請が遅れた理由を明確にし、なおかつ審査機関に更新申請に必要な書類を伝え、実際にその日までに書類が届くように手配できていれば、有効期間が終了しても更新審査を受けることができた事例もあります。
しかし、この場合も、各審査機関の裁量によって受理の有無が決定するため、必ず受理してもらえるとは限りません。

いずれにしても、更新期間内にしっかりと更新をできるようにしましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか？
プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限とその更新に関してご理解いただけましたか？

プライバシーマーク（Pマーク）には2年の有効期限があります。

失効せずに維持するためには有効期限満了日の4か月前までに更新申請をし、更新審査を受けなければなりません。

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