4つのファイルサーバ整理術【Ｐマーク取得の基礎知識】

社内ファイルサーバがよく整理された状態だと業務の効率がアップするだけでなくセキュリティも向上します。とりわけ個人情報が保管されているのであれば、個人情報保護の観点からもファイルサーバが整理されていることは望ましいといえます。

前回はファイルサーバが整理されていないことによって生じるプライバシーマーク（Pマーク）におけるリスクをテーマとして記事を書かせていただきました。今回の記事ではどんなプライバシーマーク（Pマーク）取得会社でもできる4つの社内ファイルサーバ整理術をご紹介します。

浅い階層に生ファイルを置かない

ファイルサーバを利用しておられる方ならご存じの通りファイルサーバはフォルダ形式で複数のデータを格納する作りとなっています。

データが多ければ多いほどフォルダは入れ子状になっていて、たいていの会社であれば目的別とか部門別などの方法でフォルダを分けてデータを整理しています。

ここで注意すべきなのが浅い階層にフォルダではなく生ファイルを置いてしまうことです。浅い階層とはファイルサーバをクリックしたすぐの領域のことです。生ファイルとは普通のワードやエクセルやPDFファイルのことです。

少なくとも最初の2～3階層目まではファイルを置かず、フォルダを置いた方が整理しやすくなります。

フォルダのタイトルに番号を振る

フォルダが多くなってくるとフォルダの順番がどんどん変わって困ってしまうということがよくあります。そうならないためにフォルダのタイトルの頭に2桁の番号を振っておくと便利です。例えば以下のような具合です。

01_個人情報保護方針
02_内部規定
03_計画書
04_記録様式
99_その他

こうしておくと新規にフォルダが増えて更新されても、フォルダの順番が変わることはありませんし、スッキリした状態となります。

仮ゴミ箱を作る

ファイルサーバにデータが増えてしまう要因の一つは自然に使わなくなったものの捨てるには至らないデータが出てくることです。そのようなデータが増えるとアクティブなデータが探しにくくなりますし、やがてはフォルダがジャングル化してしまいます。

捨てる一歩手前の保管するデータを入れる場所として“仮ゴミ箱”を作成するのは一つの方法です。終わったプロジェクトのデータなど使わなくなったデータを一定期間保存し、定期的に削除するかどうかを検討するとよいかもしれません。

ただプライバシーマーク（Pマーク）上気をつけなければならないのは、そのような二次的なフォルダにおいてセキュリティレベルが下がらないようにするということです。重要な個人情報が仮ゴミ箱に入った段階で通常ならアクセスできない従業員にも閲覧できてしまうというようでは問題です。

ルール違反は放置しない！

当初はファイルサーバの運用ルールがあったけれども、いつのまにかめちゃくちゃな状態になってしまったというプライバシーマーク（Pマーク）取得会社もあるかもしれません。問題は何だと思いますか？ 問題はルール違反が出てきた時点で放置したことです。

大人数で利用・更新する以上ルールを守る人と守らない人は必ずいます。ファイルサーバを運用するときは必ず管理者を定め、社内の利用状況を監督させるようにしましょう。

まとめ

これらのルールはファイルサーバだけでなく個々のパソコンのフォルダの整理などにも役に立つ方法です。実践してみてはいかがでしょうか。

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