台風に備えた個人情報保護【Ｐマーク取得の基礎知識】

9月は一年の中でも台風が多い時期です。皆さまの会社でも台風が来るときは事務所や社員、そして業務の安全を維持するために必要な対策を講じているのではないでしょうか？

プライバシーマーク（Pマーク）では個人情報を安全に守ることが重要視されますが、それは日常だけでなく緊急事態においても個人情報の保護が重視されることを意味します。

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社として台風などの災害時においても会社が保有している個人情報を安全に守るためには何ができるか検討しましょう。

重要な書類は破損しないようにレイアウトする

書類は電子データと異なって物理的な被害に遭いやすいうえ、事前に全部のバックアップを取得・更新しておくのも困難です。

個人情報を書類の形で持っている場合は、それが台風の被害によって破損しないように優先的に手を打つ必要があります。

なるべく上の階や事務所の上のほうの空間に書類を移動させるとか、窓際に置いている書類を室内の内側に移動させるなどして風雨や浸水の被害から保護するようにしましょう。台風の期間中に重要な個人情報が郵送される場合もありますので、郵便受けに水漏れが生じないようにも保護しましょう。

以上のような緊急の処置をとる場合でも、書類を移動したことで個人情報がセキュリティの低い場所に置かれることのないよう配慮してください。

システムやネットワーク機器の安全を確保する

社内のコンピュータ関連機器もまた書類と同様に被害から保護する必要があります。

とりわけ社内サーバは普段から湿度や温度管理をしておく必要がありますが、台風などの災害に備えてUPSを導入しておくこともお勧めします。UPSとは無停電電源装置といって、予期せぬ停電や電源トラブルが発生した場合に一定の電力を供給してくれる装置のことです。

ネットワーク機器やケーブル類も万一の事態に備えて安全な場所に配置するのがよいでしょう。モバイル機器やノートパソコンなど簡単に移動できるものであれば、退社時や休日前などキャビネットの中に一時的に保管することもできます。

事務所の防護処置を講じる

台風で個人情報保護に対する脅威となるのは、水害だけでなく暴風による物の転倒や飛散、そしてそれによる事務所建物の損壊です。

台風前は敷地内に設置しているものを避難させ、窓ガラスには飛散防止フィルムを貼るなどの防護処置を講じましょう。

まとめ

とはいえプライバシーマーク（Pマーク）取得会社だからといって以上に挙げた点を常に最優先すべきということではないということを念頭に置いていただければと思います。

台風にしても被害のケースは様々ですし、取るべき対策やその優先順位もそれぞれの被害状況に伴って異なってくるものです。またどのリスクに優先して対策を施すかもそれぞれのプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の企業経営の方針や個人情報保護の方針、そしてリスク分析の結果によって異なります。何よりも社員や顧客その他の関係者の安全を優先すべきことは言うまでもありません。

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