ハッキリさせておきたいPマーク推進チームの役割

Pマークは取得するのも大変ですが、企業にとって重要なお客様、従業員の個人情報保護のためにさまざまなことを教えてくれます。また、Pマークはプライバシーマーク取得支援サービスを利用することで比較的簡単に取得することもできるのでまずはPマーク推進チームを作って対応を始めるのがよいともいえます。

Pマーク推進チームの役割は２つあります。

１つはPersonal Information Protection Management Systemsとも呼ばれる個人情報を維持管理する役割です。PMSとも呼ばれるこの仕組を使って社内でのプライバシーマークの活用を進めます。具体的にはお客様に事前に許可を得てから、預かった個人情報から特定できる情報を削除して他に活用したり、また、お客様への連絡手段として個人情報を利用する際の社内規定を作っていく作業です。これらの作業はこれまで行われずに情報を利用されるケースが多かったようです。しかし、社内流出などの危険性もあることから運用は厳しく行われることが重要です。

２つめは個人情報の利用価値を上げることです。お客様からの事前の許可は必要ですが、ダイレクトメールや電話連絡などさまざまな手段で個人情報を利用したマーケティングが行えます。しかし、勝手に送られてくるダイレクトメールを良しとしないお客様も多いので運用にあたっては事前連絡をしっかり行う、また、不必要に多数の書類を送らないなどのきめ細やかな対応が求められています。

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