Pマーク取得のためのPMS文書の作成

Pマークを取得するためには、JISに定められている条件を満たすことは必要ですが、それとともに書面にしなければなりません。

もちろんですが、その書面に基づいて運用していくことが求められますが、認証を受けるときにはこの書面の提出が必要となります。個人情報を保護するために必要なルールや行動がPMS（個人情報保護マネジメントシステム）で、それを文書化したものがPMS文書です。

具体的には、まず経営者の意思表示があります。

個人情報の保護に関する業務は、現実的には特定の部署が担当することになるでしょうし、中小企業なら少数の担当者が行うことになるでしょう。しかし、担当する人がすれば良いというものではなくて、やはり会社全体として行っていかなければなりません。例えば就業規則を変更しなければならないようなケースもありますから、経営者としても情報管理に積極的であるという意思を示さなければならないのです。ほかにも、次のようなことを行います。

• プロジェクトチームの結成
• 管理者、業務の代表者の選定など

このような経緯を経て、規定や運用マニュアルの作成を行います。PMS文書の作成自体は容易で、Pマークを取得するのに必要な条件を満たせば良いのですが、企業の実情に合わせた運用方法を考案する段階に時間もコストもかかります。

プライバシーマーク（Pマーク）取得支援サービスを利用すればテンプレートに合わせて作成してくれますが、それが企業の実情とあっていなければ実際の運用は難しいでしょう。ですから、Pマークを取得するに当たって、実情に合わせた運用方法を検討する必要があります。

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