文章？ フロー図？ Pマーク手順書の各形式のメリット・デメリット その1

プライバシーマーク（Pマーク）（Pマーク）を取得する際に必要となるのが各種の手順書作成です。個人情報保護の取り組みを実際にどのような手順で行うかを社内で定め、それをはっきりと文書で示さなければなりません。

手順書の形式については何かプライバシーマーク（Pマーク）上で決められているのでしょうか？ いいえ。決められていません。プライバシーマーク（Pマーク）で要求されているのは手順を明文化することであって、それをどのような形式で表すかはそれぞれの会社で決定してよいこととなっています。

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社の大多数は手順書を作成するにあたって「文章」か「フロー図」か、あるいはその両方のいずれかの形式を採用しているようですが、これは単に他の会社がそうやっているからとかコンサルから示された方法がそれだったからなどの理由で決めるようなことではありません。それぞれの手順書の形式のメリット・デメリットを理解したうえでどの形式を選ぶかを社内で決定すべきなのです。

そこでこの記事では、プライバシーマーク（Pマーク）手順書の形式として「文章」「フロー図」それぞれのメリットとデメリットをご紹介したいと思います。今回の記事ではまず「文章」形式の手順書のメリット・デメリットを考えてみましょう。

「文章」形式の手順書のメリットとデメリットは次のとおりです。

メリット1 作成や更新を行いやすい

文章形式とは基本的に文字のみで文書化した手順書のことですが、これの最大のメリットは作成しやすいことであるといえるでしょう。

フロー図のようにレイアウトやタイプなどを考えるのに必要以上に時間と労力を割くことを要せず、ただ決まった手順をそのまま文字にしていけばよいからです。

もちろん作成がしやすいということは、手順の内容が変更されたときに手順書の更新もしやすいということになります。

メリット2 細かい内容まで明記できる

文章はフロー図と異なり情報を記入・入力する面で制約がありませんから、細かい内容まで明記できるというメリットがあります。特に詳細な点まで手順書に示す必要がある場合に好都合といえます。

デメリット1 わかりにくい

文書形式の手順書にはデメリットもあります。なかでも文字のみであるゆえに読みにくくわかりにくいというデメリットは多くのプライバシーマーク（Pマーク）取得会社も感じるところではないでしょうか。

必要な手順を関係者が正確に把握できるようにすることが手順書の目的ですから、文書の内容がわかりにくいというのはかなり大きな課題となります。

デメリット2 情報量が多い傾向にある

文章形式のマニュアルは情報量が増える傾向にあるというデメリットを抱えることもあります。手順書を電子データで管理する場合はまだしも紙で管理する場合は情報量が増えることで管理が煩雑になることもあるでしょう。

まとめ

まとめると、文章形式のプライバシーマーク（Pマーク）手順書は作成・更新のしやすさや細かい内容まで明記できる点で好都合な反面、わかりにくい内容になったり情報量が多くなったりするという問題を抱える場合があるということになります。

それではフロー図形式の手順書についてはどうでしょうか。この点は続く記事で取り上げます。

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