個人情報保護方針の出し方【Ｐマーク取得の基礎知識】

プライバシーマーク（Pマーク）における個人情報保護方針は一般に向けて公表する文書ですから、一般の人が見ることを意識した書き方・出し方をすることが期待されます。

プライバシーマーク（Pマーク）における個人情報保護方針とは、会社における個人情報の取り扱いに関する理念や方針を示した文書で、プライバシーポリシーと表現することもあります。

一般の人が入手できる場所に設置する

個人情報保護方針は会社の従業員だけでなく一般の人も入手できるような措置を講じなければなりません。

大切なのは個人情報保護方針を“一般の人が入手できる場所に設置する”ことですが、具体的な方法としては、自社のWebサイト上に掲載することが考えられます。Webサイト上だと改定が必要になった場合の更新などが容易にできるため好都合です。

ただしプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の中には自社のWebサイトを持っていないところもあります。そのような場合は自社のパンフレットに個人情報保護方針を掲載し、一般の人が会社を訪れた際に持ち帰れるような措置を講じることもできるでしょう。

また一般の人が入手できるようにするとは、問い合わせに応じてすぐに個人情報保護方針を送付できるよう体制を整えておくことも関係していますので、プライバシーマーク（Pマーク）取得会社はそのような体制が整っているか確認しましょう。

目につきやすい場所にリンクを貼る

これはWebサイト上に個人情報保護方針を掲載した場合のことですが、望ましいのは個人情報保護方針のページのリンクを目につきやすい位置、分かりやすい位置に表示することです。

個人情報保護方針のページのリンクは必ずしも自社Webサイトのトップページに表示しなければならないわけではありません。サイトのコンセプト的にトップページに表示したくない場合もあるでしょう。

そういった場合は次のページに表示し、なおかつすぐに目につくように配慮するなどの工夫が必要です。

分かりやすい表現で

個人情報保護方針を読む人は様々ですから、プライバシーマーク（Pマーク）取得会社はどんな人が読んでも内容が理解できるような個人情報保護方針を作成するように心がけるべきです。

もちろん他社とまったく同一の個人情報保護方針を自社の方針として採用するのは適切ではありませんが、それでも他のプライバシーマーク（Pマーク）取得会社などの個人情報保護方針を覗いてみるのは案外参考になるものです。

問い合わせ先は必ず明示する

個人情報保護方針で忘れてはならないのは問い合わせ先です。問い合わせ先とは個人情報保護方針の内容についての一般からの問い合わせを受け付ける窓口のことです。これは個人情報の取り扱い全般の窓口と兼ねても差し支えありません。

Webサイト上では、問い合わせ専用ページを一つ設け、そのリンクを問い合わせ先として表示するという方法でも構いません。

まとめ

個人情報保護方針の出し方が適切だと会社の印象も良いものとなり、個人情報保護における信頼性も高まります。個人情報保護方針を見直す際は、一般の人に公開するにふさわしい内容や出し方がとられているかも確認するようにしましょう。

・こちらの記事もおすすめです

→【Pマークって日本だけ？】