委託先の監督

委託先の監督とは

法律において個人情報保護法の中で、事業者は個人情報の全部、または一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要なかつ適切な監督を行うことです。

具体的には次の3つを定期的に行う必要があります。

• 監視
• 指示
• 指導

また委託する企業を選定する際に、少なくとも自分たちと同等以上の個人情報保護水準を設けてある必要があります。例えばPマークを取得していることなどが好ましいです。

Pマーク上の規格では、以下のように求められています。

1. 委託をする企業を選ぶ際の基準を設定して、その基準に照らし合わせながら選定をすること
2. 委託を受ける企業と所定の契約の締結を行い、その実施の指示をしていくこと
3. 再委託をするときにも所定の契約締結を行い、その条件に対して指示をしていくこと

また、委託先の個人情報データの取り扱い状況の確認をとることが必要になってきます。このようにしてリスクを減らすような監督体制を作っておくことが大切です。

委託する企業の選定についてのお役立ち情報

委託する企業を選定する基準を設ける際にチェックリストを作って、審査することも有効になります。チェックリストを作る時に注意しなければいけないことは、８０点以上取ればいいというものではなくて、必須項目においては欠落があってはならないということです。

その項目の中にＰマークを取得しているという項目をつくっておくと効果的です。ただし必須でなくてよいとしておくことが望まれます。また委託する企業との契約締結を行い、契約の順守を徹底しているかどうかを常に監督することは大切です。それとまた契約を交わすだけではなく、事件や事故の予防のためや被害を防ぐために連絡を密にとることが重要になってきます。

定期的に個人情報の取り扱い状況の確認のために、例えば月に1回は報告をさせることも有効な手段となります。また委託先の個人情報の保管場所をどういったやり方で行っているのか。

また関係会社は自らの個人情報の考えや理念をだしているところにおいては、あらかじめ「委託の有無、委託する事務の内容、委託処理の透明化を進める」という文言を設けておくことが望ましいです。