是正処置

是正処置とは

発見された不適合に対して行われる改善の行為です。発生する恐れのある不適合に対して行われる予防処置と合わせてCAPAと呼ばれることもあります。

マネジメントシステムでは、PDCAサイクルによってプロセスを運用することを推奨してます。つまり、計画して、実行し、検証して、是正すること一連の活動として継続的に繰り返します。

まず、目標を達成するために必要なことを計画によって立案します。その計画通りに実行します。実行した結果が計画通りであったか検証します。検証の結果、計画どおりでなかったところや効率をより良くする実施方法などがなかったか確認します。計画通りでなかった部分については是正処置が必要になります。

効率を上げるためにこれから行うことは新たな計画として立案します。このような一連の活動を繰り返し続けて、計画通りに実施できることを目指します。最初から完璧なシステムはありません。繰り返し是正処置を実施しながら理想とするシステムに近づけていきます。是正処置の元となる不適合は、自発的な場合や部外者の内部監査、社外からの監査などによる指摘によって発見されます。

つまり、是正処置を適切に行うためには不適合をしっかりと見つけ出す能力が必要となります。うまく行かなかったことは誰もが隠したがるものです。マネジメントシステムでは、それを改善のタネとして捉えて、システムの向上のために有効な情報として活用します。

是正処置のお役立ち情報

プライバシーマークであるPマークは、個人情報保護マネジメントシステムの規格への適合性を認定された事業者に使用が許可されるものです。その規格であるJIS Q15001には、システムの運用のために是正処置が必要となっています。

まず、検証によって発見された不適合について内容を確認し、原因の究明を行います。なぜその不適合が発生したのかということです。この原因の究明が曖昧だと行われる是正処置が有効なものでなく、意味のないものになってしまいます。

特定された原因について、どうすれば再発防止ができるかを検討します。担当者の力量不足や不十分な設備のせいかもしれません。行なっている手順が不適切な場合もあります。それらをどう是正すればもう二度と起きないかということを検討します。是正処置の方法が決まったらいつまでに行うかを決定します。方法が適切でも実施されなければ意味がありません。不適合の重篤度や頻度などを踏まえて期限を決定します。

期限までに是正処置を完了したら、今度は行われた是正処置の有効性を評価します。行われた処置が不適切だった場合、意味がなくなってしまいます。できれば実施者とは違う人が有効性を検証します。有効性があると確認されたから是正処置完了です。もし、有効性がないと判断された場合には不適合の内容が間違っていたのか原因が間違っていたのかを確認し、再度処置を行います。このようにして有効性が確認できるまで行います。