申請担当者

申請担当者とは

会社や組織を代表して手続きを行うことができる権限を持っている人のことを言います。会社など様々な申請業務があり 、申請担当者はその内容をよく確認し理解した上で手続きを行うことになります。

申請には人に関わることやお金に関わることなどがあり、社内的な申請や社外に対して行うものがあります。社内的な申請では庶務的な要件のものが多くありますが、例えば何か手当の申請や個人情報についての変更申請などもあります。また会社として何か新たなことを取り組むような場合や資産を購入するような場合など稟議的な要件で申請を行うこともあります。

社外的な申請では行政に対するものなどがあり、許可や認可を得るような申請や社内の従業員の福利厚生の申請など様々で健康保険や雇用保険など加入者に対する申請もあります。

申請担当者はこのような社内的な申請や社外に対して行う申請など全ての管理をしなければなりません。申請も毎年定期的に行うものもあれば、都度行うものもあります。ほとんどの申請には期日もあるために適切に処理を進めて行く必要もあります。

このような申請業務は申請用紙となるフォーマットも様々でそこに記入する内容も変わることになります。会社の状況や従業員も変わるためにその都度最新の情報を調べてから申請を行う必要もあります。

毎年申請をするものや随時申請するものなど問い合わせもあるためにいつでもすぐに確認できるようにしておく必要もあります。

申請担当者のお役立ち情報

申請担当者に必要なことは効率的に管理ができることになります。数多くの申請業務を効率的に行うことができるようにするひつようがあります。

申請書となるフォーマットの管理からその内容まで様々な情報も必要になるために、申請書を作成するまでに時間がかかってしまうことや、その承認まで時間がかかってしまうことなどがあり、申請担当者は社内的な申請や社外に対する申請などどこまで処理を済ませているのかわかるようにしておく必要があります。

例えばPマークという申請は新規申請を行うとそれで終わりというわけではなく、更新が必要になります。更新は2年に一度行う必要があります。申請には適格性審査というものがあり、会社の代表者や会社概要を記入する必要があります。

会社概要には売り上げや従業員の人数など記入する必要があります。個人情報を取り扱う業務の概要としては個人情報の入手方法や保管の方法など明記しなければなりません。
個人情報保護体制としてPマークに関連する業務を誰が担当するのか記載をしなければなりません。申請担当者はこれら全ての情報を集めて作成しなければなりません。

このような申請業務は全て自社で管理しなければならないというわけではなく、外部に委託する方法やシステムを使用した管理の方法もあります。

申請担当者は数多くの申請業務を行い管理しなければなりません。申請には時間がかかってしまうことがあり、効率的に管理ができるようにする必要があります。