共同利用

共同利用とは

企業が個人情報を取扱う際には、個人情報保護法によって規定がなされており、2017年5月の改正法全面施行後は、取り扱う個人情報の数に限らず全ての企業が義務の対象となっています。

現在、企業の多くは、プライバシーマーク（Pマーク）、いわゆるPマークを取得することで個人情報に対応をしています。Pマークでは個人情報の取扱いを、委託、提供、共同利用の3つに分けており、委託では第三者に業務を代わりに行ってもらう場合に個人情報を開示することになり、提供は、自社以外の第三者に個人情報を渡すことを意味しています。

共同利用とは、複数の企業が共同して個人情報を利用・管理することを指し、代表的な例としては、グループ会社同士の情報の提供などがあります。

共同利用による情報提供に関しては、疑問点の1つに、あらかじめ本人から同意を得なくてよいのかという点があり、個人情報保護法においても第三者への提供には本人同意を得ることが定められています。

ただし、提供に際しては特例として、適用外と提供先が第三者に当たらない場合が記載されており、ここでは、委託先への提供、事業の承継合併等に伴う提供、共同利用に限り、提供先が第三者にあたらないと定めています。

共同利用が認められるためには、共同利用に関する一定の事項を、次のいずれかの方法で、あらかじめ本人に示しておく必要があります。

• あらかじめ本人に通知をすること
• 本人が容易に知り得る状態に置いておくこと

示しておく事項は、次の「お役立ち情報」で紹介する5つです。

共同利用のお役立ち情報

個人情報の共同利用をすることで、企業は、グループ会社や関係企業の事業内容を組合せたり、顧客へも付加価値の高いサービスを提供することが可能となります。

企業が共同利用をする際には、定められた条件に沿う必要があり、具体的には、次の事項を本人に通知するか、本人が容易に知り得る状態に置いておく必要があります。

• 個人データを特定の者との間で共同で利用すること
• 共同して利用される個人データの項目
• 共同で利用する者の範囲
• 利用する者の利用目的
• 個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所、法人の場合はその代表者の氏名（住所と代表者の氏名は、2022年4月施行の改正で追加）

本人が容易に知り得る状態に置く方法としては、通常、次のような方法がとられています。

• ホームページへの掲載
• 窓口等への提示や備付け
• パンフレット等の配布

共同利用の内容は企業によっても異なりますが、銀行を例にすれば、目的としてはマーケティングや商品開発などを含めた総合的な金融サービスの提供と、リスク管理などがあります。

共同利用される具体的な個人データは、次の2つです。

銀行の共同利用者に関しては、主な企業として系列カード会社や保証会社などがあり、他の職種においても、通常、関連会社やグループ会社で情報の共同利用が行われています。