PMS文書

PMS文書とは

パーソナルインフォメーションプロテクションマネジメントシステムのことで、日本語で言うと個人情報保護マネジメントシステムです。

その名の通りPMSは個人情報を保護するための管理ができるような仕組みを目指しています。そしてPMS文書とは、その個人情報保護のための具体的な方針を定め、実質的な実現化のために文書化されたもののことを言います。

またその活動を一般向けにアピールできるプライバシーマークを取得するためにも文書化を行い、取得の可否を決める判断材料としても使われます。具体的には、個人情報に関する法令や情報流出等の際に関係してくるリスクを防止するための対策、個人情報の取り扱い方法など数多くの項目を明記し全ての従業員がこれを守らなければなりません。

すでに挙げた例以外にもPMSのための教育計画書やその確認に関する規定、改善要素が出てくることを想定した見直しに関する規定、設定した内部規定を違反した際の罰則の規定などがあります。実際は全ての会社においてPMS文書が一定に決められているのではなく、基本的な部分では共通点が当然出てきてもそれぞれの業務形態に沿った独自の内容へと文書化する必要があります。

しかしながら個人情報保護のための根本的な方針に加えて、その後の実行そしてその実行した内容に関する確認作業、さらにその見直しに関する規定を定めるという大筋は通して作成していくことになります。多くのステップをこなし規定の様式も複雑化しているためPMS文書に関してコンサルティングをしている企業もあります。

PMS文書のお役立ち情報

PMS文書を完成させ無事にプライバシーマークを取得するためには上記のように厳しいチェックがPMS文書に入るためコンサルティングを依頼することもあります。

コンサルティング料がもちろんかかってきますが専門の方が実際に会社まで訪問し必要書類の様式の提供や内容の改善アドバイス等まで行ってくれるため本業務の時間を確保することも可能になります。また近年マイナンバー制度の導入によりPマーク取得への審査内容も変化しています。

同様に今後新たな制度が始まる際にはその対策も変化してしまい専門知識なしには難しい作業も出てくることになります。そのようなことも踏まえると包括的に作業を請け負ってくれるコンサルティング業者は役に立つ存在となり得ます。

こうして取得したPマークには取引先への信用を得ることや、顧客に対して安心感を与えたり、また従業員の個人情報保護意識にも繋がり、いろいろなメリットが出てきます。取引先や顧客からの信頼は業務遂行にあたって重大な要素です。信用を無くしてしまった企業はもはや存続することが不可能となってしまうためです。

従業員の意識改善に関しても将来的な自社の発展に関わってくることです。Pマークの取得は従業員も含めた全体が協力する必要があるため必然的に意識をした行動を取るようになってきます。

また取得によるメリットは現実に問題が発生した際にも効果を発揮します。内部外部ともに何重ものチェックを受けたPMS文書が問題発生時点においてすでに存在しており、その規定に従って行動すればよいといった道しるべとなるためです。