記録をデータで管理することにはどのようなメリットがあるでしょうか？ 紙管理のメリットを紹介した前回の記事の続編です。

検索や取り出しが容易

過去の記録を参照したいときに電子データなら簡単に検索して取り出すことができます。書類の場合のような保管場所まで行き、さらにキャビネットやファイル内を探すという手間を省くことができます。

利用する場所を選ばない

電子データはオンラインで共有することも可能です。この場合ネット環境さえあれば会社内外を問わずデータを利用することができます。

セキュリティ性が高い

記録の中には機密性の高いものもありますが、それを紙媒体でセキュリティを保ちつつ保管するのは難しいことです。施錠できるスペースに保管したとしても、利用する際は持ち出さなければならず、その度に機密性が損なわれる危険にさらさざるを得ません。

一方電子データであればアクセス制限をかけ、権限のある人だけがその記録を見ることができるようにすることができます。パスワードの設定や利用もルールが整っている限り手間や労力を要しません。

保管スペースが不要

電子データはサーバの中に保管します。物理的にはサーバ分のスペースが確保できれば十分ですので、事務所が狭い会社であっても保管場所の心配がありません。

プライバシーマーク（Pマーク）上で必要とされる記録は、所定の期間保管することが必要となりますので、保管スペースは不要であるということは非常に大きなメリットと言えます。

バックアップが取りやすい

記録が消失したときのためにバックアップを取りやすいのも電子データのほうです。紙であればいちいちコピーを取って保管する手間や費用や場所が必要となりますが、電子データであればそのような問題をさほど気にせずバックアップを取ることができます。

コストを削減できる

紙に記録する場合、記録様式の印刷にかかる費用や保管に必要なキャビネットやファイルなどの備品にコストがかかります。データの場合はそのようなコストを大幅にカットできるため経済的です。

まとめ

今回は記録をデータで管理するメリットを記事にまとめました。プライバシーマーク（Pマーク）においては記録をデータで管理することも差し支えないとされています。時代はどんどん情報の電子化の方向に進んでいますので、今後はさらに電子データで記録を管理するのが容易になると考えられます。

いずれにせよ現時点では紙管理とデータ管理、どちらにもメリットとデメリットがありますので、両方を比較しつつ各会社が最適な運用方法を採用していくのがベストと言えるでしょう。

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