紙がいい？ データがいい？ その1【Ｐマーク取得の基礎知識】

まだパソコンが普及していなかった時代、仕事をするうえで必要な情報というのは紙に書いて保管したり利用したり受け渡ししたりしていたものです。

現代はそうではありません。むしろ情報の大半が電子データで管理されており、利用や授受も電子メール、Webなどオンラインで行われることがほとんどです。

会社がプライバシーマーク（Pマーク）取得に取り組む場合、新たにいくつかの記録様式を持つ必要が生じますが、この記録様式への記入や記録の保管の媒体について紙がいいかデータがいいかという問題が生じるかもしれません。「記録って何のこと？？」という方はこちらの記事をどうぞ。

それでは記録を紙で管理するメリットと電子データで管理するメリットをそれぞれ見ていきましょう。今回の記事では紙で管理するメリットに焦点を当てていきたいと思います。

見やすい

何よりも見やすいことが挙げられます。記録は保管するためだけにあるのではありません。会社として記録内容を活用し、個人情報保護のレベルアップに役立てるためにあるのです。

記録が取り出しやすく、読みやすいという点では紙媒体が有利です。どうしても電子データだと読んでいて見づらいとか、量が多いと集中して読めないなどの問題が生じがちです。

記録する人のスキルに左右されない

上の見やすいという点とも関係するのですが、とりわけパソコン操作のスキルを持たない社員や年齢が高い社員の方にとって記録をいちいちデータで入力しないとけないというのは骨の折れる作業です。

この点、記録様式が紙であればだれでも手軽に記入することができますし、入力の面倒さが原因で記録がなされないというような事態も防ぎやすくなります。

システムの故障によって使えなくなることがない

電子データはコンピュータやインターネットなどのシステムに依存していますから、システムが故障してしまえばデータの利用が難しくなります。書類の場合はそのような問題が生じないため安心です。

改ざんされにくい

書類の場合、書き換えようとすると痕跡が残ります。改ざんの手が及びにくいのはデータよりも紙の記録の方と言えるでしょう。

承認しやすい

原則として記録は最終的に業務責任者の承認を要します。記録が紙であれば承認も容易です。記録を確認した業務責任者が印鑑を押すなりサインするなりすれば良いからです。

データの記録であっても電子印鑑を活用するなど承認の方法はあるのですが、導入に費用と手間がかかる場合が多いというのが欠点となります。

まとめ

以上のように記録を紙で管理することにはいくつかのメリットがあります。もちろんプライバシーマーク（Pマーク）上でも記録を紙で管理することはOKとされていますので、あとは各取得会社が自社に合った方法として紙とデータのどちらを採用するかによることとなります。

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