システムの操作マニュアルを作成・管理する【Ｐマーク取得の基礎知識】

仕事を覚えたての頃は特に業務内容を示したマニュアルがあると心強く感じるものです。マニュアルとは従業員が行うべきこと明確に理解し、ミスを犯すことなく処理するうえで非常に重要なものです。

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社の中には個人情報を入力したり利用・管理したりするための独自のシステムを活用しているところもあります。たとえば自社でWebシステムを開発してその中で個人情報の処理を行っていたり、あるいは汎用ソフトウェアを利用していたりすることもあります。

コンピュータ上の処理が求められる業務は特にマニュアルなどの操作手順書がないとその業務の担当者が業務を覚えて実行するのは困難ですし、できるとしてもミスが発生しやすいといえます。

そこでプライバシーマーク（Pマーク）取得会社は個人情報を処理する情報システムを活用する場合、原則として操作マニュアルを作成し、管理することが求められます。

操作マニュアルを作成する

操作マニュアルといっても、どれほど詳しく手順を記載するかとか、どんな形式のマニュアルにするかというのは一律に決められるものではありません。

対象となるシステムによっては簡単なマニュアルで済むこともありますし、逆に簡単なシステムであっても担当者のITスキルを考慮して具体的なマニュアルが必要だと判断される場合もあるかもしれません。

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社は一切の状況を考慮し、操作マニュアルの作成方法を計画し、そして計画に沿ってマニュアルを作成することになります。

操作マニュアルを周知する

操作マニュアルを作成しても、その存在を担当する従業員に知らせなければ作った意味がありません。また「これを確認して作業してください」と言ってただマニュアルを渡しても、その内容に理解できない点があればやはり活用されません。

最も適切なのはマニュアルを作成したことを周知し、可能であれば時間を割いてそのマニュアルの意図や目的、そして内容について説明するというやり方です。こうすれば従業員もそのマニュアルに沿って処理をすることを正しく認識することができます。

操作マニュアルを更新する

一度運用を開始したシステムでも途中で操作方法や業務の手順などが変更されることがあります。ありがちなのは、システム自体は変更になったのにマニュアルのほうが変更されておらず、結果的に内容があてにならないため次第にマニュアルが活用されなくなってしまうというパターンです。

プライバシーマーク（Pマーク）で作成する種々の手順書が状況の変化に応じて更新されるのと同様、個人情報を処理する情報システムの操作マニュアルも必要に応じて更新し、常に最新の状態にしておく必要があるのです。

まとめ

皆さんがもし業務で何かのシステムの操作マニュアルを使っている場合、そのマニュアルはただしく活用されているでしょうか。マニュアルは作成するだけでなく、関係者に周知し、変更があるたびに更新する必要があります。

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