経理・総務部門とPマーク

企業においてはバックオフィスとも呼ばれる経理・総務部門。確かに会社の売り上げに直結する活動に携わるわけではないかもしれませんが、それでも会社の中でも責任と重要性は非常に大きいものです。

プライバシーマーク（Pマーク）における個人情報保護の取り組みにおいても経理・総務部門が果たす役目は決して小さくはありません。とりわけ従業員の個人情報の管理において経理・総務部門は重要な責任を担っています。

これからプライバシーマーク（Pマーク）取得会社において経理・総務部門が特に留意すべき個人情報保護の注意点とは何かを考えてみましょう。

個人情報を安全に保管する

事務方の部門は他の部門よりも多くの書類や資料、電子データを処理するものです。取り扱う従業員の個人情報の多さについても同じことがいえます。

このような状況ゆえに特に経理・総務部門に注意が必要となってくるのは、事務所内における個人情報を含む書類の安全管理です。個人情報を含む書類を保管する時は社内ルールに従ってよく整理し、紛失したりき損したり関係ない人が閲覧したりすることがないよう管理する必要があります。

また労務関係の書類など個人情報によっては保管期間が法律で定められているものもあります。法定保存期間を守ることはプライバシーマーク（Pマーク）の規格でも要求されていますので必ず順守してください。

税理士や社労士などの委託先を適正に管理する

税理士や社労士への業務委託など個人情報の委託が多く行われるのも経理・総務部門の特徴の一つです。

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社ならご存じのとおり個人情報保護の要求事項には委託先を監督することも含まれます。

委託先監督の責任者となるのは個人情報保護管理者かもしれませんが、日々の業務の中で社労士などの委託先と接するのはおそらく経理・総務部門の担当者でしょう。よって経理・総務部門では日ごろから委託先との個人情報の受け渡しや送受信などの場面で十分な安全が確保されるように注意する必要があるといえます。

また委託先の個人情報の管理状況について注意が必要なことがあれば必ず会社の個人情報保護管理者やプライバシーマーク（Pマーク）担当者に報告することも大切です。

業務上知りえた個人情報を口外しない

経理・総務部門では従業員に関する個人情報を取り扱いますが、ときには極めて個人的な内容の個人情報を取り扱うこともあるでしょう。そういった時でも知りえた個人情報を業務と関係なく口外することは絶対にしてはなりません。

以上、経理・総務部門が特に留意すべき個人情報保護の注意点を取り上げました。

まとめ

今回までの記事でプライバシーマーク（Pマーク）取得会社における代表的ないくつかの部門においてそれぞれに特に必要となる個人情報保護の実施事項をご紹介しました。

どの部門も自分たちに割り当てられたプライバシーマーク（Pマーク）運用における役割を果たすことによって会社としての個人情報保護のレベルの維持・向上に貢献することができるのです。

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