Pマークで必要になる役割

個人情報保護の取り組みを進めていくためには、プライバシーマーク（Pマーク）（Pマーク）上必要となる役割を社内で上手に分担していかなければなりません。

それぞれの役割に指名された人が責任を持って自分の担当する業務に当たるなら、プライバシーマーク（Pマーク）の運用はより良いものとなるでしょう。

具体的にはどのような役割がプライバシーマーク（Pマーク）取得にあたって必要となるのでしょうか。

必要となる役割は次のとおりです。

個人情報保護管理者

プライバシーマーク（Pマーク）に取り組むうえで個人情報保護管理者の役割は欠かせません。個人情報保護管理者とは個人情報の取り扱いやプライバシーマーク（Pマーク）の運用に関して責任と権限を持つよう指名された者です。

個人情報保護管理者になるうえで特に資格などは必要ありませんが、先頭に立ってプライバシーマーク（Pマーク）取得を指揮し、取得審査や更新審査などでも主体となって対応していくことになりますので、相応の知識や力量を身に着けた人が任命されるのが望ましいでしょう。

個人情報保護監査責任者

個人情報保護監査責任者とはプライバシーマーク（Pマーク）において要求されている内部監査に関して責任と権限を持つ者です。

最大の注意点は、個人情報保護管理者が個人情報保護監査責任者を兼任することはできないという点です。

教育担当者

プライバシーマーク（Pマーク）取得の取り組みの中で従業員の教育は非常に重要な地位を占めています。

教育担当者とは個人情報保護に関連した教育の実施を担当する人で、これもまた従業員の教育に必要な力量を有する人に担当させるのが望ましいと言えます。

監査員

プライバシーマーク（Pマーク）における監査は個人情報保護監査責任者と監査員で構成されたチームで実施します。

監査員は外部の者でも差し支えないこととなっています。監査責任者と違い監査員については兼任してはならないという規定は特にありませんが、自分の部門の監査に加わることはできません。

問い合わせ担当者

個人情報の取得や取り扱いに関する問い合わせの窓口を設置しておくことはプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の義務です。

そして実際にお客様などから問い合わせがあった場合はそれに対応する必要があります。プライバシーマーク（Pマーク）取得会社はそのための担当者を社内で指名しておく必要がありますし、窓口に関する情報は常に最新のものであるよう更新しておく必要があります。

苦情および相談担当者

これはプライバシーマーク（Pマーク）の要求事項の一項目である「苦情及び相談」に関連した苦情や相談に対応する担当者です。

開示などの担当者

これは顧客から開示などの求めがあった場合に対応する担当者です。

なお教育担当者や問い合わせ担当者、苦情および相談担当者、開示などの担当者はすべて兼任することも認められています。

組織の実態に合わせて各部門に個人情報保護に関する担当者を置いている会社もあります。どの役割にしても、会社は指名すると同時に求められる責任や役割を十分に認識させ、その役割を担当者が首尾よく果たせるよう支援すべきです。

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