郵送時のPマーク的対策

個人情報などの機密情報を社外の関係者とやりとりするために“郵送”という手段を用いることはどのプライバシーマーク（Pマーク）（Pマーク）取得会社でもよくあることではないでしょうか。

直接手渡しできない場合に郵送サービスを利用することは非常に一般的な方法ですが、注意していないとその過程で情報漏えいや情報の紛失が起こってしまうかもしれません。

実際の事故のケースとして最近以下のようなニュースが取り上げられていました。

ポイントカード申込書が所在不明、2カ月分の郵送が未着 – キリン堂

読んでみると、お客様から取得した個人情報が委託先の会社に郵送された時に所在不明になったという事例であることがわかります。

この事例は、会社から持ち出されてから郵便局で受け付けられるまでの間に紛失したということでいまだ紛失の具体的な原因が特定できずにいるという課題を抱えています。

とはいえ明らかなことは、この事例のように郵送という一連の過程の中で個人情報の事故が発生する可能性は決して低いものではないということです。プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社はなおのこと注意が必要です。

では個人情報を郵送でやり取りする場合にどのような対策を講じるべきでしょうか？

宛先が間違っていないかを確認する

郵送する際の宛先は必ず確認する必要があります。宛先を記入・作成した時だけでなく、最終的に投函する直前にももう一度確認するようにしましょう。

配達の記録が残るサービスを活用する

配達記録が残る手段とはたとえば郵便局の簡易書留や特定記録郵便などの手段のことです。郵送物が引き受けられたことが記録されるため、差し出した記録を残したいときに便利なサービスです。

開封の防止策を講じておく

たとえば開封防止ラベルなどを使って郵便物に封をするという方法があります。

開封防止ラベルとは一度開封してしまうと開封されたことがわかるしくみになったテープのことで、プライバシーマーク（Pマーク）取得会社としての個人情報保護にも役立つツールであること間違いありません。

業者と機密保持契約を締結する

有名な運送業者であればほとんどがプライバシーマーク（Pマーク）を取得しているというのが近年の傾向ですが、それでも個別に機密保持の同意を取得しておくのは良いことです。

書類が到着しているかどうかを確認する

追跡サービスなどを利用して郵便物が無事に到着したかどうかを確認することもできます。特に機密性の高い個人情報などを郵送した場合は実際に連絡して到着したかどうかを確認することが必要かもしれません。

郵送時の対策を整理すると次のとおりです。

まとめ

もちろん以上に挙げたことをすべて実行していても情報の紛失や漏えいを完全に予防できるわけではありません。

しかしながら各プライバシーマーク（Pマーク）取得会社がリスク分析に基づいて自社に必要な対策を取捨選択しながら実行すれば、郵送時のセキュリティ事故をかなりの程度未然に防げるのではないでしょうか。

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