西山

Pマーク従業員教育用の資料を作る5つのコツ


 

個人情報保護に関する教育を実施することはプライバシーマーク(Pマーク)の取り組みの中でも非常に重要な活動です。ここでいう「教育」とは従業員を対象にした教育で、個人情報保護を実施するための力量を身に着けさせるための取り組みのことです。

プライバシーマーク(Pマーク)を取得し更新していくためには定期的に教育を実施することが不可欠ですが、実際に教育を担当することになった担当者の中には具体的にどのように教育を実施すればよいのかと頭を抱える方もいらっしゃるようです。

今回の記事では教育用の資料作成に注目し、具体的にどのような方法で進めると効果的な教育用資料を作成できるか考えてみたいと思います。

 

だれを対象とした教育なのかを考える

資料作成の前に最も重要なことがあります。それは“そもそもだれを対象にした教育を実施するのか”という点を明確にすることです。

プライバシーマーク(Pマーク)はすべての従業員を教育の対象とすることを要求していますが、それでも研修ごとに「今回は全従業員向け」とか「今回は新入社員を対象にする」などと対象者は異なるはずです。

 

最適な資料形式を考える

教育研修のスタイルや時間、対象人数などによって教育の実施方法は違ってきますが、それと同時に資料の形式も違ってきます。

資料は紙あるいはデータでしょうか? 文書量はどれほどにしましょうか? ワード/エクセル/パワーポイントどれを使うのがよいでしょうか? 最適な資料形式を考えることはプライバシーマーク(Pマーク)の従業員教育においても必要なことです。

 

大枠を決める

プライバシーマーク(Pマーク)の教育といっても、扱えるテーマは多岐にわたります。会社にとって必要なテーマも考えなければなりません。

そこで細かな情報収集に入る前に、研修の大枠を決めることにしましょう。テーマはもしかすると年間教育計画である程度定められているかもしれませんが、そのような場合でもそのテーマのもとどのような内容を教えるかという枠組みを決めることが必要となるでしょう。

 

詳細な部分を固めていく

大枠が決まれば後は肉付けです。大項目に基づいて中項目、小項目を決めていきます。量の配分も考えながら資料を作成しましょう。

 

内容をチェックする

作成した資料は必ずチェックしてください。作成段階では気づかなかった改善点が出てくるものです。

そしてなるべく自分だけでなく第三者にもチェックしてもらうようにしましょう。客観的に見てもらうことで不足している点や不要な点が見つかることも多いからです。

もちろん教育の資料は教育を二度三度実施していくことでさらなる改善点が見つかるものですから、修正が必要な点はどんどん修正して資料を更新していくとよいでしょう。

 

まとめ

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社はJIS Q 15001の要求ゆえに従業員教育を行いますが、単に規格が要求するからではなく、従業員に本当の意味で個人情報保護の力量を身に着けさせたいという真摯な思いから教育を実施するのが望ましい姿勢と言えるでしょう。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
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