これは「直接書面取得」に当たりますか？【Ｐマーク取得の基礎知識】

個人情報を取得する方法は幾通りもあります。プライバシーマーク（Pマーク）ではどのような取得方法による場合でも適正に取得し、また取得の際に必要なことを確実に実行することが重要視されています。

個人情報の取得方法というと、たとえば本人から直接取得するか、それとも本人以外の者や会社を通して間接的に取得するかという方法の違いが考えられます。

あるいは書面によって取得するか、それとも書面以外の方法によって取得するかという方法の違いも考えられます。

表題の「直接書面取得」とは個人情報を本人から直接的に、書面をもって取得する行為を指します。プライバシーマーク（Pマーク）の規定では直接書面取得の場合に個人情報保護に配慮した特段の手順が必要とされています。

しかしながら個人情報の取得方法が多岐にわたるため具体的にどのようなケースが直接書面取得に該当するのか判別しかねるというプライバシーマーク（Pマーク）取得会社もあるかもしれません。

そこでいくつかのケースを取り上げ、直接書面取得に該当するのかどうか確認しましょう。

Webサイト上で本人に入力してもらう場合は？

自社でWebサイトを運営しているプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の場合、ユーザー登録やお問い合わせのためにユーザーにWebサイト上で個人情報を入力してもらうページを持っていることもあります。

個人情報は電子データで入力することになりますが、この場合はプライバシーマーク（Pマーク）の規定上「直接書面取得」に該当します。

本人が話すことを書き取る場合は？

本人と面と向かってまたは電話などで直接会話し、口頭で話された個人情報の内容を担当者が書き留めるという例もあります。書面に個人情報が記録されるのは確かですが、あくまで記録者は本人ではありませんので、この場合は「直接書面取得」に該当しません。

監視ビデオで撮影する場合は？

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社の中にはセキュリティの目的で会社建物内に監視カメラなどを設置しているところもあります。

監視カメラで撮影した映像に個人が写っているとそれ自体が一種の個人情報になります。このケースは個人情報取得とみなされますが、「直接書面取得」ではありません。書面によって本人から直接個人情報を入手しているわけではないからです。

委託元から個人情報を書面で取得する場合は？

委託元とは個人情報を取り扱う業務を発注する側の事業者のことですが、場合によってはそのようなケースで個人情報を取得することもあります。この場合は書面によるかどうかを問わず「直接書面取得」ではありません。

本人から直接取得していないため間接的な個人情報の取得行為と判断することができます。

まとめ

いかがでしょうか。いくつかの事例を考えましたが、自社で個人情報を取得するそれぞれの場面が直接書面取得に当たるのかどうかを判断する材料にしていただければ幸いです。

直接書面取得とそうでない場合を明確に区別できていると、プライバシーマーク（Pマーク）取得会社として個人情報取得の手順を決めやすくなるという利点もあります。

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