西山

USBメモリを安全に使おう【Pマーク取得の基礎知識】


 

USBメモリは小さくて持ち運びに便利でありながら大容量の記憶容量を持つ非常に優れた記憶メディアです。プライバシーマーク(Pマーク)を取得しているかどうかを問わずほとんどの会社が業務でUSBメモリを活用しているのではないでしょうか。

プライバシーマーク(Pマーク)の運用においてもUSBメモリをどのように取り扱うかは個人情報保護のための安全管理措置の一つとして注目したい点です。

プライバシーマーク(Pマーク)の規格ガイドラインには外部記憶媒体という名称が出てきますが、「外部記憶媒体」とはUSBメモリやCD-ROMなどの情報を保存するためのメディアのことをいいます。

 

キャップを装着する

USBメモリにはパソコンと接続する部分がありますが、この部分が損傷するとUSBメモリが正常に利用できない状態になることがあります。

通常のUSBメモリは接続部分を保護するためにキャップがついていたり、場合によってはスライド式になっていて接続部分が本体内部に収まるようになっていたりします。どちらの場合も保管時はキャップを装着する、あるいは内部に収めるようにして、USBメモリを長く安全に使えるようにしましょう。

 

紛失しないように注意する

USBメモリは本体が非常に小さいため紛失しやすいという弱点があります。小さいですが中に入っているものは情報ですので紛失したら大変なことになります。業務で取り扱う個人情報を格納している場合はなおさらです。

ですからプライバシーマーク(Pマーク)取得会社はくれぐれもUSBメモリを従業員が紛失しないように対策を講じる必要があります。

また万が一紛失したとしても、パスワードロックなどを設定していると内部に保存した情報の流出を防ぐことができます。パスワードの設定も忘れないようにしましょう。

 

衝撃や多湿の状況を避ける

USBメモリは一種のハードウェアですから、サーバなどのコンピュータと同様外的環境を適当にい維持する必要があります。雑に扱って落としたりぶつけたりすべきでないのはもちろんのこと、環境にも注意し、過度に湿度の高い環境に置かない・持ち込まないようにしましょう。

 

安全にパソコンから取り外す

データの書き込みや読み込みの途中でUSBメモリをパソコンから外すと、データがただしく保存できなかったり破損したりするおそれが生じます。パソコンや周辺機器に悪影響を与える可能性もあります。

USBメモリをパソコンから外す際はパソコン上でUSBメモリを安全に取り外すための処理を行ったうえで外すようにすべきです。

 

まとめ

記憶メディアの性能や形態は年々進化していますので、USBメモリのように現在普及しているメディアも遅かれ早かれさらに進化した媒体に取って代わることでしょう。

プライバシーマーク(Pマーク)を取得・更新している会社の場合、今回考えたような具体的な点まで細々と社内規定に反映させていない会社もあるでしょう。

それでも具体的な点については従業員のセキュリティ教育などの場面で教えるようにし、社内における安全なUSBメモリの利用の定着を図ることができるかもしれません。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

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