Pマークと社内の情報共有

プライバシーマーク（Pマーク）を取得するにあたっては社内の情報共有が欠かせません。新規で運用を開始する取り組みや手順、変更が必要になった取り組みや手順について関係者に周知することは必要です。

また現時点での運用状況についての報告などを共有する機会も必要です。こういったコミュニケーションは様々な手段で図ることができますが、実際にどのような情報共有の機会があるのかをいくつか見てみましょう。

Pマーク担当者間の会議

ここでいうPマーク担当者とは会社の個人情報保護マネジメントシステムの構築を推進するメンバーのことです。

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社には必ず個人情報保護管理者がいます。またプライバシーマーク（Pマーク）の運用を担当するチームが存在します。会社における個人情報保護の取り組みの中核を担うわけですから、この人たちの間で十分に情報共有を行うことは不可欠です。

Pマーク担当者と各部門長との会議

プライバシーマーク（Pマーク）の運用においては各部門の部門長も重要な役割を果たします。たとえば部門ごとの運用の確認が確実に行われるように監督するのは部門長ですし、監査や外部の更新審査の際に部門を代表して監査や審査を受けるのも通常は部門長です。

そこでプライバシーマーク（Pマーク）取得会社はPマーク担当者間の会議だけでなくPマーク担当者と各部門長との会議の機会も定期的に設け、プライバシーマーク（Pマーク）の運用を担当するチームで決まったことを確実に部門長にも周知するようにしなければなりません。

部門内での会議

プライバシーマーク（Pマーク）の運用に必要な情報は個々の従業員にも知らされる必要があります。

そのためにもそれぞれの部門内でのコミュニケーションを図り、プライバシーマーク（Pマーク）の運用における必要事項を確実に伝達することが必要です。

もちろん形式的な会議を開く必要は必ずしもなく、たとえば毎日実施しているような朝礼などの一部で必要な情報を共有するなどの工夫ができるかもしれません。

マネジメントレビュー

マネジメントレビューとはプライバシーマーク（Pマーク）の要求事項である代表者による見直しのことです。事業者の代表者に運用状況を報告し、代表者が指示を出すという流れで行われます。これも一つの情報共有の機会ととらえることができます。マネジメントレビューは毎年実施しなければなりません。

全社会議

プライバシーマーク（Pマーク）関連の情報共有のためだけに全社会議を開催する必要はないかもしれませんが、もし会社として定例の全社会議を開いているのであれば、その一部でプライバシーマーク（Pマーク）関連の必要事項を周知するのもよいでしょう。

まとめ

社内における業務上のコミュニケーションの図り方は会社ごとに違いますので、決められた形式や実施方法はありません。プライバシーマーク（Pマーク）の運用に必要な情報が全社に確実に、そして効率的に共有されているのであれば、その会社の情報共有は良い方法でなされていると言えます。

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