西山

マイナンバーの事務取扱担当者?【Pマーク取得の基礎知識】


 

会社の中で従業員のマイナンバーを取り扱う際は法令が事業者に義務付けていることが何かをよく理解する必要があります。

 

マイナンバー法について

ここでいう法令とは「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、つまり一般に「マイナンバー法」あるいは「番号法」と呼ばれている法律のことです。マイナンバー法の運用が開始した時期にすべてのプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は自社が遵守すべき法令一覧を更新してマイナンバー法も含めたことと思います。

マイナンバー制度における要求事項の一つに「事務取扱担当者の明確化」というものがあります。この「事務取扱担当者の明確化」とは要するにマイナンバー関連の事務を事業者の中で担当する人や部署を明確にするということです。

 

どこまで明確化する?

では社内の特定の従業員の個人名まで明確化すべきということなのでしょうか。そうではありません。

特定個人情報保護委員会の回答によると、マイナンバー事務取扱担当者は部門として明確化されていればよく、必ずしも特定の一個人まで限定する必要はないということです。

マイナンバーを取り扱う部署といったらほとんどの会社において限られてくるのではないでしょうか。原則としてマイナンバーを利用することが法律上許されている事務というのは限定されていて、それは基本的に社会保障と税と災害対策です。こうした業務に従事するのは通常会社の中の人事・労務を担当する部署や経理を担当する部門です。

ですからプライバシーマーク(Pマーク)取得会社においてもマイナンバー事務取扱担当者を明確化する際はおおよそこのような部門名で特定しておくと問題ないでしょう。

 

マイナンバー事務取扱担当者とPマークのルールの関係

次にマイナンバー事務取扱担当者についてのことをプライバシーマーク(Pマーク)のルールとの関係で見てみましょう。

プライバシーマーク(Pマーク)のルールでは社内での個人情報保護にかかわる役割を明確にしておくことが求められますが、それにはマイナンバーの事務取扱担当者も含まれます。

ではプライバシーマーク(Pマーク)の社内文書の中で役割を明記する際に必ず「事務取扱担当者」という名称を採用しなければならないのでしょうか? いいえ。この名称は必須ではありません。事業者内でふさわしい別の職務名称があればそれを採用することができます。もちろんその場合は規定の中でその職名がマイナンバー事務取扱担当者のことを指していることが明確でなければなりません。

また別の点として個人番号関連の業務の全部を外部に委託しているプライバシーマーク(Pマーク)取得会社でも、やはり社内のマイナンバー事務取扱担当者を明確化することは必要です。

 

まとめ

導入から間もなく2年がたとうとしているマイナンバー制度。プライバシーマーク(Pマーク)取得会社としてもマイナンバーの取り扱いを自社の個人情報マネジメントシステムに上手に組み入れるよう引き続き体制やシステムの改善を図ることが期待されています。
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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
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