共同利用者との間で取り決めること その2【Ｐマーク取得の基礎知識】

共同利用者との間で取り決めるべきプライバシーマーク（Pマーク）の要求事項について前回の記事で解説しました。その点の続きを今回の記事でも取り上げたいと思います。

共同利用者の要件

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社は共同利用にあたりその要件を定める必要があります。「共同利用者の要件」とは共同利用による事業遂行上の一定の枠組みのことです。

“グループ会社であること”とか“特定のキャンペーン事業の構成員であること”などがその一例です。

各共同利用者の個人情報取扱責任者、問い合わせ担当者及び連絡先

前回の記事では取り決め事項の一つに「共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者」があることを説明しましたが、個人情報を共同利用する際は全体の責任者だけでなくそれぞれの会社内での責任者と問い合わせ担当者を明らかにしておくことを要します。

プライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社であれば個人情報保護管理者を責任者にするのが適切かもしれません。

共同利用する個人情報の取り扱いに関する事項

個人情報の取り扱い全般についても共同利用者間で合意しておくようにしましょう。一例として次のようなことを決める必要があります。

個人情報の漏えい防止のための対策について
個人情報の目的外利用を禁止すること
共同利用が終わった後の個人情報の廃棄や返還について

共同利用者の中にプライバシーマーク（Pマーク）を取得していない会社があるとしても、取り決めた取り扱い内容がプライバシーマーク（Pマーク）の要求を下回ることがないように注意しましょう。

共同利用する個人情報の取り扱いに関する取り決めが遵守されなかった場合の措置

共同利用者間で取り決めが遵守されない場合のことも想定する必要があります。プライバシーマーク（Pマーク）取得会社としてそのような状況は放置できません。必要なのは取り決めが遵守されなかった場合にどのような措置を講じるかを規定しておくことです。

共同利用する個人情報に関する事件・事故が発生した場合の報告・連絡に関する事項

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社であれば社内で個人情報の事故が発生した場合の報告や連絡の手順をすでに定めているはずですが、共同利用をする場合は共同利用者間を含めた報告・連絡手順を定める必要が出てきます。

だれがだれに連絡するのか、またどのような経路や手順で連絡するのかを明確にしておけば、事故が発生しても迅速に対応することができるでしょう。

まとめ

前回と今回の記事で個人情報を共同利用する際にプライバシーマーク（Pマーク）取得会社が取り決めるべき内容を説明してまいりました。これらはすべて共同利用者間で契約書を作成し、その書面上で合意をしておくのが望ましいでしょう。また取り決めに変更が生じたなら速やかに契約書を更新しておくべきです。

プライバシーマーク（Pマーク）（Pマーク）の規格で明示されている取り決め事項を明確にして安全に個人情報を共同利用するように努めましょう。

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