企画・販促部門とPマーク

企画や販促にかかわる業務に従事する部門を社内に持っているプライバシーマーク（Pマーク）取得会社も少なくありません。そのようなプライバシーマーク（Pマーク）取得会社の場合、会社の商材の企画やマーケティング方法、そして事業分析はこの部門において行われます。

企画・販促部門では顧客やユーザーの個人情報を利用する機会が多くあるため、部門として必要となる個人情報の安全管理措置を検討しなければなりません。

これからプライバシーマーク（Pマーク）取得会社において企画・販促部門が特に留意すべき個人情報保護の注意点とは何かを考えてみましょう。

新規サービスにおける個人情報の取得・利用に関することを明確に計画する

新しいサービスを企画するときは、どのような商品やサービスそしてプロモーションを実施するかという点も重要ですが、その際に顧客の個人情報をどの範囲まで取得するのかとかどんな目的で利用するのかなども十分に計画しておかなければなりません。

基本的にプライバシーマーク（Pマーク）を取得・更新している会社では新規で個人情報の取得を開始する前に個人情報の取得方法や内容、利用目的などを計画して申請し、その内容で会社の個人情報保護管理者の承認を得る必要があります。個人情報の取得や利用目的を変更する場合もそうです。

企画・販促部門では自社サービスの新規企画や変更があるとき常に個人情報の取得や利用についても十分に計画する必要があるでしょう。

電子メール広告を送信する場合は必ず本人の同意を得る

電子メール広告とはメールでサービスを告知・案内する広告手法のことで、メールマガジンなどがこれに該当します。

電子メール広告はユーザーに広く自社サービスを案内するのに効果的な手段ですが、実際に利用する場合は「特定電子メール法」を順守する必要があります。この法律によると、電子メール広告を送信する場合は必ず本人の同意を取得すべきこととなっています。企画・販促部門でメールマガジンなどを顧客に配信する場合はこの点に注意してください。

マーケティングのための個人情報は適正に活用する

企画・販促部門の業務の中には取得した顧客の個人情報を利用して統計情報を生成し、それを分析して次のマーケティングに生かすという活動もあるかもしれません。

個人情報を加工して匿名化を図ることもあるかもしれませんが、それでも依然として特定の個人が識別できる場合は通常の個人情報と同様に扱わなければなりません。

個人情報を調査分析で利用する場合、企画・販促部門は利用目的や加工方法、管理方法を確実に順守しなければなりません。

まとめ

とりわけ企画・販促部門がかかわる個人情報の取り扱いは技術の発展や法律の改正状況などにより変化していくことが予想されます。企画・販促部門における個人情報保護の取り組みはプライバシーマーク（Pマーク）取得会社全体の個人情報保護のレベルにも直結することを忘れないようにしましょう。

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