西山

開示の求めに応じる手順として決めておくべき4つのこと【Pマーク取得の基礎知識】


 

お客様から預かった個人情報について本人から要求があった場合、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社はその要求に応じる必要があります。要求というのはたとえば「個人情報を開示してほしい」とか「個人情報の内容を変更してほしい」などの要求です。

このような求めに応じるための手順としてプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は少なくとも次の4つの事項を定めることになります。

 

申出先

個人情報の開示などを求める場合、お客様はまず「どこのだれに申し出ればよいのか?」という情報を必要とします。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は開示などの求めに応じる窓口を決め、お客様が確認できるように外部に公表しておかなければなりません。

また実際の運用では定めた窓口で開示の求めを受け付けるようにしておく必要があります。この点はプライバシーマーク(Pマーク)の更新審査などでも確認されます。開示の求めの受け付け例が0件のこともあるかもしれませんが、その場合はもしかしたら申出先が分かりにくくてお客様が開示の求めを行いにくい状況になっているのでは?ということも一度考慮し、申出先の公表方法の更新を検討してみるのが適切でしょう。

 

提出書面の様式やその他申出方法

開示などを求める場合の方法はお客様任せにするのではなくプライバシーマーク(Pマーク)取得会社側で定めておくべきです。

書面で開示を求めるための様式を会社として作成した場合は、お客様が必要な時にすぐにその様式を取得できるように準備しておくことが重要です。Webサイト上でダウンロードできるようにしておく方法もありますが、いずれにしてもお客様の利便を考えて用意しておくようにしておきたいものです。

もしお客様から直接個人情報の開示について問い合わせがあった場合は遅滞なくそれに回答するようにしましょう。

 

本人確認の方法

「本人確認」とは個人情報の開示を請求してきた人がその個人情報の本人かどうかを確認することです。十分な本人確認を行わないと本人でない人に個人情報を見せてしまうことにもなりかねません。

そこでプライバシーマーク(Pマーク)では開示などの求めに応じる手順の一つに本人確認の方法を含めることが要求されています。

またプライバシーマーク(Pマーク)取得会社は本人だけでなく本人の代理人からの求めに応じる手順を定めていることも必要です。

 

手数料の徴収方法

会社によっては個人情報の開示などの求めに応じる際に手数料を徴収することにする場合もあります。そのような場合プライバシーマーク(Pマーク)取得会社は手数料の徴収方法を規定しておく必要があります。手数料を徴収しないプライバシーマーク(Pマーク)取得会社の場合は必要ありません。

もちろんその場合の手数料は合理的な金額であるべきですし、その徴収方法も本人の負担にならないように設定しなければなりません。

 

以上の4つのことが開示の求めに応じる手順に含めるべき内容としてプライバシーマーク(Pマーク)で定められています。

 

まとめ

個人情報の開示の求めに応じる手順を定め、お客様の信頼を得る個人情報保護を運用するようにしましょう。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
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