Pマーク手順書作成でも役立つ！ フロー図の作成ポイント

「フロー図」とは手順の各ステップを流れに沿って図で表したもののことで、「フローチャート」とも呼ばれます。

フロー図とプライバシーマーク（Pマーク）にどんな関係があるかという点ですが、プライバシーマーク（Pマーク）では個人情報保護マネジメントシステムに必要な手順書を作成するにあたって文章でなくフロー図という形式を採用してもよいということになっています。

フロー図は従業員にとって見やすいうえ情報量をコンパクトにまとめることができるという長所がありますが、正しく作成しないとかえって理解しにくい情報となってしまうという問題も起こりえます。

そうならないためにフロー図を作成するときのポイントを押さえておくのはいかがでしょうか。

「順次」「分岐」「反復」を区別すること

フロー図の流れには主に3つのルールがありますが、基本となるルールは「順次構造」です。「順次構造」とは手順の順番に従って上から下へまたは左から右への情報を並べていく書き方のことです。

フロー図は基本的に順次構造であることが望ましく、その方がシンプルで手順書を利用する人にとっても視覚的に理解しやすいものとなります。

例外として「分岐構造」というものがあります。「分岐構造」とはある処理についてYesかNoで手順が分かれる状態を示す書き方のことです。

もう一つの例外として「反復構造」があります。「反復構造」とは同じ作業を繰り返す場合に矢印を逆行させる書き方のことです。

プライバシーマーク（Pマーク）にかかわる手順にも分岐や反復が出てくる箇所があるかもしれません。フロー図で文書を作成・更新する場合は分かりにくい手順書とならないよう注意が必要です。

スイムレーン形式で作成する

フロー図の弱点はその処理を“だれが”行うかという部分が不明確になりやすいという点です。一人の人が最初から最後まで処理するプロセスであればフロー図は作成しやすいのですが、複数の人がそれぞれの役割を持つようなプロセスでは若干の工夫を要します。

とりわけプライバシーマーク（Pマーク）取得会社における手順書においては複数の人が関係する手順が多く出てきます。

おすすめは「スイムレーン形式」です

おすすめなのはスイムレーン形式でフロー図を構成することです。「スイムレーン形式」とはフロー図をいわばレーン分けされた水泳場を上から眺めたときのような形で作成することです。そして個々のフローをただ上から下（または左から右）に流すのではなくその処理を担当する人のレーンにずらしながら描いていくということです。

こうしておくと各担当者は自分のレーンを見ることで自分が行うべき処理を一目で把握することができます。

まとめ

フロー図を作成するときに使う記号の意味は一般的に決まっていますが、必ずしもそれに合わせる必要はありません。各プライバシーマーク（Pマーク）取得会社において社内で利用しやすければよいのではないでしょうか。

プライバシーマーク（Pマーク）で手順書を作成するときは最初が肝心です。そもそもフロー図を採用するかどうか、そして採用するとしたらどのような形式にするかなどの部分を計画したうえで手順書を作成しましょう。

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