西山

PDFのメリットとPマーク【PDFファイルの有用性について】


 

業務の中で日常的にやり取りされるファイルの中で多い形式の一つにPDF形式ファイルというものがあります。

PDF」とは「Portable Document Format」という正式名称で、ドキュメントの配布や交換を行うために用いられる文書を電子的に保存したファイル形式のことです。拡張子は「.pdf」です。PDFファイルを閲覧するためのソフトウェアであるAdobe社の「AdobeReader」は無料で利用することができますし、インストールしなくても購入したパソコンに初めから入っている場合も多いため、多くのユーザーによって活用されています。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社においても様々な利用価値があり、普通にメールに添付するファイルであったり社内文書として保管しておく文書であったり、時にはダウンロードできるようにWebサイトに掲載するファイルであったりと、多様なシーンで活用することができます。

PDFファイルという形式にはどのようなメリットがあるのでしょうか。とりわけセキュリティや個人情報保護という観点でプライバシーマーク(Pマーク)取得会社においてどんなメリットがあるかを考察しましょう。

 

どんな環境でも利用できるというメリット

特別なソフトウェアで作成されたファイルの場合、そのソフトウェアを利用しているコンピュータでないとデータを閲覧できないということがあります。とはいえそのようなソフトで作成されたファイルでも、PDF形式に変換するとその時点でデータは元のファイル形式とは切り離されたデータとして存在するようになります。その結果PDFファイルが閲覧できるパソコンならどの環境でもデータを利用できるようになるわけです。

もちろんWindowsやMacといったOSの違いが理由でデータが見られないということもありません。

特別なソフトを新規で導入する必要がないということは、コスト削減につながるだけでなく新たなセキュリティリスクを生じさせないというリスクもあります。

 

データが書き換えられないというメリット

情報セキュリティの重要な要素の一つに「完全性」というものがあります。プライバシーマーク(Pマーク)の規格に直接出てくる用語ではありませんが、「完全性」とは情報が本来の状態を維持していることをいいます。

もしデータが意図的に改ざんされたりあるいは無意識による操作で書き換えられたりするとしたら、情報の完全性は失われることになります。WordやExcelファイルをそのまま保存したりメールに添付して送信したりすると、そのようなことが生じる可能性もありますが、PDFファイルはデータを編集するためのファイル形式ではないため書き換えなどが生じることはありません。

内容を更新されては困るような顧客情報やプライバシーマーク(Pマーク)関連でも作成するマニュアルなどの保存や移送にはPDFファイルが適しています。

 

サイズがコンパクトになるというメリット

PDFファイルはファイル圧縮機能があるためデータサイズが小さくなります。やはりデータをメールに添付して送信する場合などに好都合です。

 

まとめ

以上、PDFファイルのメリットをいくつか考慮しました。言うまでもなく電子データのファイル形式は利用目的に応じて最適なものがそれぞれに存在ますが、PDFファイルについてもいくつもの有用性があります。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
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