西山

郵便局のサービスを知ろう/セキュリティを考慮した郵便【Pマーク取得の基礎知識】


 

個人情報を郵便で送付する場合、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社はセキュリティに配慮したサービスを利用することが推奨されます。

今回の記事では郵便局(日本郵便)の郵便サービスのうちのセキュリティを考慮した主なサービスをまとめてみました。

|郵便局の書留サービスの種類と特徴

「書留」とは引き受けた時から配達までの配達状況を記録し、もしも郵便物が行方不明になったり壊れたりした場合に一定の範囲内で賠償してもらえる郵便サービスのことです。

「一般書留」以外にも書留にいくつかの種類があることは皆さんもご存じかと思いますが、その中でも「簡易書留」は書留の中でも料金が安いため手軽に利用できます。その代わり賠償は5万円までです。

「現金書留」というサービスもあります。書留で現金を送る場合はこのサービスを利用します。

|「セキュリティサービス付き」のゆうパックは書留補償が付く

ちなみにゆうパックは書留の対象外です。ですが「セキュリティサービス」という郵便サービスを利用すればゆうパックでも同様の補償が利用できますのでプライバシーマーク(Pマーク)取得会社として知っておくことをおすすめします。

書留を利用すれば、書留の受領書に書かれた番号を、随時更新されている郵便局のWebサイトで検索して現在郵便物がどこにあるのかを知ることができます。

プライバシーマーク(Pマーク)上でも重要度の高い個人情報を郵送する際は書留などのサービスの利用を検討することが望ましい方法とされています。

|郵便局の本人限定受取サービスとは

「本人限定受取」とは郵便物に記載された名宛人だけが郵便物を受け取ることができるサービスです。

郵便局のサービスでは本人限定受取の中に「基本型」「特例型」「特定事項伝達型」という3つのサービスがあって、それぞれに本人確認や郵便物を渡す場所などが違います。また「特定事項伝達型」以外の2つは名宛人以外にもう一人郵便物を受け取ることのできる代理人を指定しておくことができます。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社としても、サービスによっては個人情報を郵便で送付する必要がある場合もあるかと思います。受取人を確実に指定して他への情報漏えいを防ぎたい場合は本人限定受取郵便を活用することができます。

|郵便局の配達証明サービスとは

「配達証明」とは郵便物を確かに配達したということを証明するサービスです。一般書留として郵送するもの限定で利用できるサービスです。

万一個人情報が郵送の途中や前後で紛失した場合、プライバシーマーク(Pマーク)の観点では事業者側がコントロールしうる要素の範囲内で原因を特定することが緊急に必要となります。またそのような問題が発生した場合の責任の所在も明確にする必要があるでしょう。

配達証明を利用すれば、少なくとも郵便物が配達されたかどうかという点はクリアになりますから、その後の問題解決が図りやすくなります。

|まとめ

もちろん個人情報を郵便で送るどの場面においてこれらのサービスを利用するかは各プライバシーマーク(Pマーク)取得会社がリスク分析の結果に基づいて定めるべきことです。

送付する個人情報の重要度に応じて適切なサービスを活用するようにしてください。

 

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
日本全国を対象にプライバシーマーク、ISMS取得をメインとする情報セキュリティーコンサルティング事業を展開しております。
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