西山

Pマークのルールを作るにあたって社内の協力を得ることは大切


 

プライバシーマーク(Pマーク)を取得するために各種の社内規程を整備すべきことは皆さんもご存知でしょう。

すべての従業員がプライバシーマーク(Pマーク)の要求を理解して個人情報保護に取り組んでいくためには、それを実践するための具体的な方法や手順などが定められていなければならず、またそれが文書などを通して周知されていなければなりません。社内規程とはこのようにして策定・周知された方法や手順のことを指します。

プライバシーマーク(Pマーク)取得・運用に向けてこうした社内規程を整備することは決して楽な作業ではありません。

本来なら多くの人員を充てて進めたい作業なのですが、実際は少数のプライバシーマーク(Pマーク)担当チームだけでやらざるを得ないという状況の会社も多いのではないでしょうか。理由は人手不足であるとか、作業に専門知識が必要なため適任者が少ないなど様々あるのかもしれません。

それでもプライバシーマーク(Pマーク)の規程を作るにあたって可能な限り社内の協力を得るよう務めることは大切です。

 

社内の協力を得るメリット1つ目

担当チームだけプライバシーマーク(Pマーク)社内規程を作るほうが大変だけど場合によっては効率的だと考える方もいらっしゃるかもしれません。

それも一理ありますが、ここで少し視点を転換し、社内の他部署の人たちも巻き込んでプライバシーマーク(Pマーク)社内規程を作ることのメリットに注目してみましょう。

メリットの一つ目としては、そもそもプライバシーマーク(Pマーク)社内規程の中には特定の部署の業務に依存するものがあり、その部分においては当の部署の視点を取り入れながら規程を策定したほうが現実的であるということが挙げられます。

もちろん個人情報保護方針などの根幹的な部分は会社全体にかかわるものですが、なかには個人情報の取得に関する規定や教育に関する規定、文書管理に関する規定など、特定の部署が中心となって運用していく手順もあります。

これらの手順を現状の業務の中に上手に組み込んでいくためにも現場の責任者や担当者を手順の作成に関与させるのは良い方法であるといえます。

 

社内の協力を得るメリット2つ目

メリットの二つ目として、社内の協力を得て社内規程を作る過程で、関係する部署の人たちにプライバシーマーク(Pマーク)や個人情報保護の考え方を浸透させ、認識を高めることができるということが挙げられます。

プライバシーマーク(Pマーク)は管理責任者や担当チームだけで運用するものではありませんし、どのみち取得審査や更新審査では各部署の責任者にもプライバシーマーク(Pマーク)の運用に関する理解が求められます。

ですから早い段階で関係する部署の人たちにプライバシーマーク(Pマーク)の考え方を周知させておくことは賢明なことといえるわけです。

 

社内規程を作り上げること

複数の部署や関係者を巻き込んでプライバシーマーク(Pマーク)社内規程を作り上げていくということは、その過程でプロジェクトの進捗管理、協力の依頼や指示、時には意見の相違をまとめたりするなどの苦労が生じるということでもあります。

 

まとめ

簡単な仕事ではありませんが、今後のプライバシーマーク(Pマーク)運用において社内の協力が得やすくなるに違いありません。ぜひプライバシーマーク(Pマーク)のルールを作るという最初の段階から社内の関係者が作業に関与できるように計画しましょう。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
日本全国を対象にプライバシーマーク、ISMS取得をメインとする情報セキュリティーコンサルティング事業を展開しております。
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