西山

文章? フロー図? Pマーク手順書の各形式のメリット・デメリット その2


 

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社が作成する手順書の形式について、文章とフロー図のそれぞれのメリット・デメリットを前回からお伝えしています。

前回は文章形式について取り上げましたので、今回の記事ではフロー図形式のメリットとデメリットをご紹介します。

 

メリット1 わかりやすい

フロー図とは作業プロセスの流れを図に表したもので、プライバシーマーク(Pマーク)取得以外のさまざまな業務や作業の手順書においても活用されていることは皆さんもご存知でしょう。

フロー図が採用される一番の理由はだれが見ても理解しやすいという点ではないでしょうか。視覚的に把握することができるため、一目見て業務の流れをつかむことができます。

手順書がわかりやすいと手順のミスも防止することができますから、プライバシーマーク(Pマーク)取得会社としては非常にメリットが大きいといえるでしょう。

 

メリット2 情報をコンパクトにまとめられる

手順をフロー図にすると、たいていは文章で表したときよりも情報量が少なくなります。情報がコンパクトにまとめられると、手順書の管理にかかる手間やコストも最小限にとどめることができます。

少ない情報量で的確に手順が説明されたプライバシーマーク(Pマーク)手順書というのは大変理想的な文書ということができます。

 

デメリット1 作成や更新に手間がかかる

フロー図を作成しようとした人ならわかると思いますが、フロー図は単なる文書作成とは異なるだけに内容やフォームを考案し作成するのに時間や労力がかかります。

作成するのに手間がかかるだけでなく、手順が変更されたときに行う手順書の更新にも手間がかかります。文書の管理に手間がかかりすぎるのはあまり好ましい状況ではありません。

 

デメリット2 詳細まで記述できない

文書形式の手順書なら必要なだけ情報を書き込むことができますが、フロー図の場合そうはいきません。

わかりやすいフロー図を作ろうとするなら、情報を必要最小限にとどめなければならないでしょうし、あれもこれも詳しく記述しようとすると、複雑なフロー図が出来上がってかえってわかりにくい手順書となってしまうでしょう。

 

まとめ

以上のとおりフロー図形式の手順書にも文章形式と同様メリットとデメリットがあります。

プライバシーマーク(Pマーク)取得において必要とされる手順書をどの形式で作成するかは、それぞれの会社の判断によりますが、結局のところ大切なのはメリットとデメリットを比較したうえで一番適切な形式でまとめることです。

また必ずしも形式は文章かフロー図かという二者択一ではありません。他に考えられる形式もあるでしょうし、両方を上手に組み合わせて手順書を作成するという方法もあるでしょう。

弊社ではプライバシーマーク(Pマーク)の取得審査や更新審査に向けて必要な手順書の作成・更新についても具体的にアドバイスさせていただいております。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

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