西山

外出先で使用する業務用スマホ【Pマーク取得の基礎知識】


 

個人情報を会社の建物の中だけで取り扱うのであれば紛失や盗難に起因する情報漏えいのリスクも減ります。

しかしどのプライバシーマーク(Pマーク)取得会社でも通常の業務で個人情報を社外に持ち出したり社外で利用したりする機会はあるかと思います。書類として持ち歩くこともあればスマホやタブレットなどの端末として持ち歩くこともあるでしょう。

プライバシーマーク(Pマーク)取得会社において業務に関連する情報を会社の外で利用する機会の多い方は外出先での個人情報保護のためのルールを守る必要があります。

そこで業務用スマホなどの端末を社外で利用する場合は以下の点に注意しましょう。

 

不必要な個人情報を持ち歩かない

不必要な個人情報とはその時に持ち歩く必要のない個人情報のことです。これはスマホなどの機器に限らず書類などの紙媒体についても言えることですが、情報を会社から持ち出す際は必要最小限のものを選んで持ち出すようにしましょう。

外出先から会社に戻った時は持ち出した書類を戻すようにし、決してそのまま次回の外出先に向かうことがないようにすべきです。

 

端末を放置しない

業務用スマホや業務用スマホが入ったカバンは常に自分の体から離さず携帯するようにしましょう。

目を離したり電車の網棚に放置したり車内に置きっぱなしにしたりすることのないようにしましょう。

 

端末にはログインパスワードをかける

端末を紛失した場合や盗難に遭った場合、パスワードを設定していなければその端末の中の情報やその端末を通してアクセスできる情報が漏えいしてしまいます。

容易に推測できないパスワードを設定し、許可された人以外が端末を利用できないようにしましょう。プライバシーマーク(Pマーク)取得会社としてパスワードの運用ルールが定められている場合はそれを守るようにしましょう。

 

信頼できるアクセスポイントを選ぶ

外出先で公衆無線LANを利用して業務用のスマホやタブレット、パソコンをインターネットに接続する場合は、信頼できるアクセスポイントを選ぶ必要があります。

アクセスポイントとは無線LANクライアントをネットワークに接続するためのサービスのことで、そのアクセスポイントから受信できる場所を無線LANスポットまたはWi-Fiスポットと呼びます。

 

端末のメンテナンスを定期的に行う

メンテナンスとはソフトウェアの更新やウィルス対策ソフトの利用などのことです。会社内のコンピュータのメンテナンスだけでなく持ち出し用の機器のメンテナンスも忘れないようにしましょう。

ソフトウェアの更新などについてプライバシーマーク(Pマーク)取得会社として社内ルールが定められているのであればそれを順守するようにしてください。

 

まとめ

業務でスマホを利用する機会は今後も増えることでしょう。プライバシーマーク(Pマーク)取得会社も個人情報保護の取り組みの一環としてこのような端末の取り扱いについてのルールを定めることが重要になってきます。

会社の機器を持ち出す際は常に情報漏えいの危険があることを意識して行動するようにしましょう。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
■趣味:ゲーム
■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

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