業者が事務所に入って作業するときは【Ｐマーク取得の基礎知識】

会社が取得している個人情報を外部の人による盗難や改ざんや不正利用などから徹底して守りたい場合、手っ取り早い方法をとるのであれば外部の人を一切事務所に立ち入らせないのが一番、ということになるでしょう。

しかしそういうわけにはいきません。事務所には必ず何らかの理由で社外の関係者が出入りすることがあるというのが普通の会社です。

もちろんプライバシーマーク（Pマーク）の規定においても「プライバシーマーク（Pマーク）を取得するなら個人情報保護のため部外者を事務所に入れてはいけない」などという決まりはありません。

とはいえ会社に保管されている個人情報を適切に保護したいなら、とりわけ社外の人が事務所に入室する際にひときわ厳重な対策を講じなければなりません。

社外の人の中でも特に注意を要するのは“業者さん”です。つまり搬入搬出や工事、点検、更新、メンテナンス作業などの理由で場合によっては社内のセキュリティ性の極めて高いエリアにも入室する可能性のある業者の方々です。（注意を要すると言っても、決して業者の方が信用できないなどという意味ではありません。）

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社は業者の方が事務所に入って作業する際どのような管理策を講じて自社の個人情報を保護することができるでしょうか。

社員が必ず同伴する

個人情報が保管されているエリアで業者が何らかの作業を行う場合は必ず社員が同伴し、作業を監督するのがよいでしょう。

入退室を記録する

皆さんも取引先のオフィスなどを訪れた際に入口で入退室記録を書いたこと、ありませんか？ 入退室記録とは社外関係者が会社に入館する場合に名前や入室時刻、入室場所、入室理由などを記録する帳票のことです。

業者に入退室記録を書いてもらうことは会社の個人情報保護において重要なことです。仮に何らかのトラブルが起きた場合に原因を突き止めやすくなるからです。

一方で入退室記録を取ることは業者側にとっても安全を意味します。作業したのと同時期にその会社で個人情報の紛失などがあった場合でも、記録を取っていれば潔白を証明できるからです。

注意事項を事前に説明する

業者には自社がプライバシーマーク（Pマーク）を取得して個人情報保護に取り組んでいること、そして具体的に社内でどう行動することが求められているのかを作業開始前に説明するようにしてください。

撮影や録音のための機器を持ち込ませない

撮影や録音のための機器とはカメラやビデオ、ボイスレコーダー、そしてスマホなどです。これらの機器によって個人情報が映像や音声の形で外部に流出することもありえるため厳重な管理が必要です。

ただし事務所内のすべてのエリアでこの規定を実施する必要はないかもしれません。社内のセキュリティ性の高いエリアにおいて実施すれば十分でしょう。

まとめ

業者が事務所に入って作業する場合にプライバシーマーク（Pマーク）取得会社が行うべきことを4つほど説明しました。明確な決まりを設けておくことは会社と業者双方にとってプラスとなるのです。

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