新しいしくみを成功させるために ～機会を用意する～【Ｐマーク取得の基礎知識】

会社ではだれもが業務遂行のために毎日忙しく働いています。仕事をするために会社に来ているのですから当然です。年中ヒマです！という人はなかなかいないでしょう。

会社がプライバシーマーク（Pマーク）の認証取得を目指して動き始めたなら、社員一人一人がその活動に何らかの形で協力していくことになります。

Pマーク取得の際、社員への課題

ここで課題となるのは、社員が通常の業務に追われていてなかなかプライバシーマーク（Pマーク）のために必要な新たなしくみの運用についてきてくれないという状況が発生することです。

新たな手順を周知しているのに一向に社員たちがそれを実践してくれない、いや、そもそも手順すら知らないなどという現状に頭を抱えるPマーク担当者も少なくないのではないでしょうか。

どうすれば新しいしくみを全社に浸透させることができるのでしょうか。

Ｐマークを周知させるために行う事

効果のある方法の一つは、新しいしくみへの移行のために必要な作業を行う時間と場所を設けることです。

もしかすると社員たちは個人情報保護の取り組みの必要性もそのための手順もある程度理解しているかもしれません。ところが日常の業務の忙しさゆえにそれを実行するタイミングを逸しているのかもしれません。通常の業務とプライバシーマークのための業務の優先順位がうまく見定めきれず、いつも通常業務を優先してしまうという社員もいることでしょう。

つまりこのような状況を打開すべく個人情報保護のために必要な作業を行う機会を社員に用意するということです。

社員にＰマークを認識してもらうにはこのようなことをしてみてはいかがでしょうか？

例を挙げましょう。プライバシーマークを取得するには会社が持つ個人情報を洗い出す必要があります。保有する個人情報の種類は部署ごとに異なるでしょうし、これまではそれぞれの個人情報を各業務の担当者たちがそれぞれに管理していたかもしれません。

そこでPマーク担当者は該当する社員たちにも協力を求めることになります。しかし単に社員たちに「自分や自分の部署が持つ個人情報をリストアップして○月○日までに必ず提出してください」と依頼しても、期日までに十分な内容で提出してくれる社員はそう多くはないはずです。ただでさえみんな自分の業務で忙しいのです。

であればいっそのこと日時を決めて関係者を集めて、1時間なら1時間と時間を決め、その場でみんながそれぞれに個人情報リストアップ作業を行うように取り決めれば良いのです。機会が与えられれば社員も求められていることに応じやすくなります。

まとめ

以上のことは一つの例にすぎません。もちろんできることは会社によって異なります。

ただお伝えしたかったのは、新しいしくみを成功させたければ社員がそれに協力できるよう機会を積極的に用意するのが良い、ということです。工夫次第で会社のプライバシーマーク取得の活動はいくらでも有意義で実りあるものとなるのです。

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