まずは自分で防ごう メールの誤送信【Ｐマーク取得の基礎知識】

業務において電子メールは非常に重要な役割を果たしています。社内外を問わずあらゆるシーンでコミュニケーションの手段となっているのがメールです。

メールは郵送したりFAXしたりするよりも手軽で、なおかつ電話や口頭での会話と違って確実に記録に残りますから、確かに業務上の連絡手段としては非常に有用なものと言うことができます。

しかし気をつけなければメールの送受信に伴うセキュリティ事故を発生させてしまうことにもなりかねません。中でも頻繁に起こる事故は「メールの誤送信」です。

同じ部署内の人に違うファイルを添付して送ってしまったとか書きかけのメールを送ってしまったなどのミスであればまだ被害は小さいかもしれません。ところがこれを取引先に対してやってしまった場合や、機密性の高い個人情報を誤って添付してしまった場合などは極めて重大なセキュリティ事故として扱わなければならなくなる可能性も出てきます。

会社としてプライバシーマーク（Pマーク）に取り組んでいるなら、ぜひともメールの誤送信とそれによって生じる個人情報の流出を防止したいものです。

どうすれば誤送信の被害を低減できるでしょうか。送信者以外の人によるチェックやメールセキュリティ専用のシステムの導入、誤送信をしてしまった場合の対策など、いくつかの方法が考えられますが、今回の記事では送信者本人が取りうる予防策を重点的に取り上げたいと思います。

宛先は必ずアドレス帳から

メールアドレスを手入力したことで送信先を誤ってしまうケースは少なくありません。送信先となるアドレスは必ずメールソフトのアドレス帳に登録し、送信時はそこからアドレスを呼び出すようにしましょう。

アドレス帳のメリットは、アドレスを社内か社外かによって分類したり取引先ごとにグループ分けしたりすることができる点にもあります。また宛先を英数字の文字列ではなく判別しやすい日本語で確認できるため見間違いも減ります。

いったん送信トレイに

通常メールは送信ボタンを押すと同時に送信されますが、この設定を変えて誤送信を防止する手もあります。設定を変更するとメールは送信トレイに残ることとなります。再度送信ボタンを押さないと送信されませんので、確認の機会が一つ増えてミスも減らすことができます。

送信直前のチェックを忘れずに！

送信する直前に宛先が正しいかを再度確認する習慣を身に着けましょう。添付ファイルも必ず開いて間違いがないかをチェックするようにしましょう。

まとめ

もちろん送信者自身が対策を講じていてもメールの誤送信を100パーセント防ぐことはできません。他の対策と組み合わせて予防することが重要になってきます。それでもメールソフトの設定や日頃の心がけによって減らせるミスはありますから、まずは自分自身で誤送信を防止るようにしましょう。

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