西山

郵便受けのセキュリティ対策【Pマーク取得の基礎知識】


 

皆さんの会社でも、個人情報の含まれた書類を郵便物として受け取ることがあるでしょう。配達員から手渡しされる場合を除けば、たいていの郵便物は会社の郵便受けなどに投函されることになります。

郵便受けは会社の建物の外に設置される場合が少なくありませんので、セキュリティ対策を取っておかないと個人情報の含まれた郵便物を思わぬ危険にさらしてしまうかもしれません。どんな郵便受けをどのように設置しているかという点に注意しなければなりません。

そこで今回は、安全性の高い郵便受けの選び方、設置・使用方法をご紹介したいと思います。

 

のぞき見ができない形状

郵便受けの中には小窓のついたデザインのものがあります。小窓は中に郵便物が入っていることを開けなくても確認できるというメリットがありますが、その分部外者にのぞき見される危険も高まりますので注意すべきです。できればのぞき見ができない形状の郵便受けを使用してください。

 

頑丈な形状

郵便受けを破壊されないために、あるいは不測の事態により破損して郵便物が損なわれたりしないために、頑丈なつくりの郵便受けを使用するようにしましょう。

 

カギつきタイプ

カギのついた郵便受けをお勧めします。カギのタイプは主に2種類あります。普通にカギ穴に差し込んで開けるタイプのカギと、数桁の数字を入力して開けるタイプのカギ(ナンバーロック)です。

普通タイプのカギは比較的安価で種類も多いという利点がありますが、カギを持っている社員しか開けられないとか作業が面倒であるなどの不都合があります。

ナンバーロックはナンバーを知っている社員ならだれでも開けることができるため便利ですが、退職者もその数字を知っている限り操作が可能ということになりますので、随時ナンバーを変更する必要が生じます。

 

持ち去られない設置方法

郵便受けごと盗難されるという危険もありえないわけではありません。郵便受けは施錠できる領域内に置くのが望ましいのですが、それが難しい場合でも壁面や地面しっかり固定することによって持ち去られるリスクを減らすことができます。

 

郵便受けを不必要に共有しない

一つの会社の中に事業の異なる複数の部門が存在する場合があります。場合によっては郵便受けを分けることを検討するのがよいかもしれません。間違っても、事務所が同じ建物にあるからといって別の会社と郵便受けを共有したりしてはいけません。

 

まとめ

郵便受けのセキュリティ対策についていくつかご紹介しました。

以上の条件を満たしていないからといってプライバシーマーク(Pマーク)が取得できないということはありませんが、自主的な対策として実施する価値は十分にあります。単にプライバシーマーク(Pマーク)を取得するためというより本当の意味で個人情報保護の質を高めるためにも、ぜひ上記の点を取り入れてみてください。

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この記事を書いた人

西山
西山
■経営支援課 リスク分析係
■出身地:宮崎県
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■最近のはまり:ユーチューブ。
■苦手なもの:キャッシュレス化してないお店

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千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
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