塚本

Pマークを取得すると負担になる?考えられるデメリットを解説!


個人情報保護法が改定されたことに伴い、注目されつつあるプライバシーマーク(Pマーク)は、外部の信用を得るために重要な役割を担っています。しかし、メリットがある分、デメリットに感じる部分もあるため、実際に取得するか悩んでいる会社も多いと言われているのが現状です。

今回は、プライバシーマーク(Pマーク)のデメリットについて紹介していくので、プライバシーマーク(Pマーク)取得を検討している方は参考にしてみてください。

プライバシーマーク(Pマーク)取得のデメリット

自社が個人情報保護の管理を徹底していることを外部に把握してもらうことを目的としたプライバシーマーク(Pマーク)は、取得することで、取引先や顧客からの信用を獲得することができます。しかし、プライバシーマーク(Pマーク)を取得することで、デメリットに感じることもあるのです。

具体的に、プライバシーマーク(Pマーク)を取得するデメリットとは、どのようなことが言えるのか、詳しい内容を紹介していくので、参考にしてみてください。

・コスト面でのデメリット

事業者がプライベートマーク(Pマーク)を取得するためには、申請書類を提出する必要があります。その際に、事業規模によって審査費用が発生するのが特徴です。金額的には30万円~120万縁ほどかかるため、事前にどれくらいの予算が必要なのか、把握しておく必要があります。

またプライベートマーク(Pマーク)は、2年ごとに更新を行うため、更新審査費用も発生するので注意しましょう。一度審査費用を支払うだけではないので、プライベートマーク(Pマーク)を取得し続けるためには、多くのコストがかかります。

プライベートマーク(Pマーク)は、個人情報保護の管理体制が継続的に行われていないと、次回の更新でプライベートマーク(Pマーク)を失ってしまう恐れがあるのです。そのため、継続して個人情報保護の管理体制を整えるためにも、人員を割く必要があります。それだけでなく、管理体制の内容によっては費用が掛かる可能性もあるでしょう。その場合、プライベートマーク(Pマーク)を取得し、継続的に保有するためにはコスト面で負担がかかることがプライベートマーク(Pマーク)のデメリットと言えます。

・作業面でのデメリット

プライベートマーク(Pマーク)は、個人情報保護の管理体制が十分に整っていることを証明する物であるため、簡単に管理体制では認められない可能性があります。そのため、個人情報をどのように取り扱っているのか、厳しい審査が入るのが特徴です。今までプライベート(Pマーク)を取得していなかった状況と比べると、その分作業面での負担が発生します。

従業員の負担はもちろん、会社全体に個人情報保護の管理体制を周知し、徹底させることが求められるので、マニュアルの作成などにも時間を割く必要があるでしょう。通常業務以外の手間が発生することから、作業面で負担がかかることが予想されます。

また初回審査や更新審査の際には、責任者が監査の対応を行うことから、審査を行う時に責任者が通常業務から離れるといったデメリットがあるのが特徴です。更新は2年に1回であるため、手間がかかるのは1日ほどですが、事前に対策やマニュアル化を施す、トラブルの発生を回避する必要があります。

他にも、1年に1回は従業者の個人情報保護教育を実施するといった手間も発生するでしょう。特に、パート・アルバイト・派遣社員といった雇用形態の方を採用する際にも、随時教育を施す必要があるので、十分な教育を施すのに時間がかかってしまいます。

プライベートマーク(Pマーク)を取得した後に、作業面での負担を軽減するためにも、マニュアル化を実施し、常に作業面の軽減を図った改善策を講じることが大切です。

・信用面でのデメリット

会社が十分に個人情報保護の対策を講じていても、外部の取引先や顧客が把握することは、通常では不可能です。しかし、プライベートマーク(Pマーク)を取得していれば、個人情報保護の管理体制が整っていることを知らせることに繋がります。

ただプライベートマーク(Pマーク)は、2年毎に更新が必要で、何らかのアクシデントが発生するとプライベートマーク(Pマーク)の取り消しもあり得るでしょう。プライベートマーク(Pマーク)取り消しの判断を受けた場合、プライベートマーク(Pマーク)を最初から取得していない会社よりも信用を失う可能性があるため、信用面でのデメリットも考えられます。

十分な個人情報保護の管理体制を整えているといっても、全ての従業員に教育が行き届いていない可能性もあり、プライベートマーク(Pマーク)の取り消しの大半は、人為的なミスが関係していると言われているため、マニュアル化の対策を講じていても油断できません。

一度失ってしまった信用は、取り戻すことが難しいので、個人情報が漏洩しないように教育を徹底することと、常に高いレベルでの個人情報保護の管理体制を整えることが大切です。

プライベートマーク(Pマーク)を取得するのはタイミングが大切

プライベートマーク(Pマーク)は、コストや作業面、信頼面といって部分でデメリットに感じることがあります。しかし、会社が成長するためには、プライベートマーク(Pマーク)の取得することが重要です。多くの上場が企業が個人情報保護法の改定により、プライベートマーク(Pマーク)の取得に向けて行動していることもあり、対外的な面で必要な要素であることが世間で認識されつつあります。

そのため、デメリットである要素を理解した上で、十分な管理体制や予算を検討し、プライベートマーク(Pマーク)取得に向けて、計画的に行動することが大切です。会社が成長するためには、プライベートマーク(Pマーク)は重要な働きを担ってくれるので、タイミングさえ間違えなければ、社外・社内問わずに会社の評価を向上することができます。

まず費用面については、審査費用がどれくらいかかるのか、事業者の規模から相場を把握することができるので、事前に確認しておくことが重要です。他にも、管理体制を整えるためには、どれくらいの予算や人件費を充てれば、十分な体制が整うのか理解しておくことも大切になります。

作業面については、個人情報保護の管理体制を個人の従業員に任せるのではなく、負担を分担させるため、任せる業務内容を検討することが重要です。ただ従業員それぞれに、十分な教育と誰でも理解できるようにマニュアルを作成しておく必要があります。

信頼面については、プライベートマーク(Pマーク)が取り消しになってしまう事例を把握し、同じように問題とならないように対策を講じておくことが大切です。第一に人為的なミスが発生しないように、どのような管理を行う必要があるのか、またマニュアルを徹底し、漏洩のリスクを最小限に抑えることを意識する必要があります。

個人情報保護の管理体制が整い、十分な予算を確保できたタイミングで、プライベートマーク(Pマーク)を取得すれば、デメリットをカバーすることができるでしょう。

まとめ

プライベートマーク(Pマーク)は、コスト・作業面・信頼面でデメリットが生じることがあります。デメリットによって、会社の経営が圧迫されるようであれば、事前に対策を講じておくことが大切です。基本的に、プライベートマーク(Pマーク)は対外的な信頼を獲得するために、重要な役割を持った物であるため、取得することをおすすめします。

今回紹介したデメリットを参考に、プライベートマーク(Pマーク)を取得するタイミングを見計らって、計画的に取得することを心掛けてください。

この記事を書いた人

塚本
塚本
■出身地:福岡県
■趣味:FX、株式投資
■最近のはまり:仮想通貨、ブロックチェーン技術について
■苦手なもの:ねぎ

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
日本全国を対象にDM発送代行、プライバシーマーク取得コンサルティング事業をしております。
プライバシーマークについてのお問い合わせ・ご相談は→03-6240-9470 セキュリティーコンサルティング事業部まで

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