塚本

Pマークは取得が必要?デメリットについて解説!


外部から信頼されるために、大きな要素となるプライバシーマーク(Pマーク)は、企業が運営していく上で、取得が必要なのでしょうか。また取得する場合は、どのようなデメリットが発生するのか、事前に確認しておくことも重要です。

今回は、プライバシーマーク(Pマーク)を取得する上でのデメリットについて解説していくので、参考にしてみてください。

Pマークは必要なのか?

企業が個人情報を取り扱う上で、プライバシーマーク(Pマーク)は信頼の証明として大切な物となります。ビッグデータ活用のために、個人情報保護法が改正されたように、様々な場面で個人情報は利用されるので、プライバシーマーク(Pマーク)を取得することは重要です。

プライバシーマーク(Pマーク)を取得するためには、高いレベルで社内の体制を整備する必要があるため、企業がプライバシーマーク(Pマーク)を取得していることで、個人情報を保護する体制が充実していることが、外部からでも把握することができます。

Pマークを取得する上でのデメリット

プライバシーマーク(Pマーク)は、自社の信用を高めることに繋がりますが、デメリットもあります。プライバシーマーク(Pマーク)を取得することで生じるデメリットについて解説していくので、参考にしてみてください。

・コストがかかる

プライバシーマーク(Pマーク)を取得するためには、最初に初回審査費用などがかかります。企業の大小によってかかる費用は微妙に異なりますが30万円~120万円はかかるでしょう。

他にも、2年毎に更新審査費用がかかるため、ランニングコストも発生します。プライバシーマーク(Pマーク)を維持する間は、継続的に費用がかかるので、事前に予算を検討しておくことが大切です。

また初回にプライバシーマーク(Pマーク)コンサルタントを入れる場合は、コンサル費用も発生することがあります。

・Pマーク取得に時間と手間がかかる

事業を円滑に進めるために、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しようと考えた時、すぐに取得することはできません。JIS Q 15001の要求事項に従いルールを設け、プライバシーマーク(Pマーク)制度に沿ってJIPDECの指定機関に申請を行い、2回の審査を経て合格することで、プライバシーマーク(Pマーク)を取得することができます。

このように、プライバシーマーク(Pマーク)を取得するためには、時間と手間がかかるのが特徴です。具体的には、ルール作りに1ヶ月~5ヶ月はかかり、申請から合格ませの期間は2ヶ月~4ヶ月は有するでしょう。

平均的に、プライバシーマーク(Pマーク)を取得するまでの期間は、5ヶ月~8ヶ月ほどかかると想定していた方が無難です。

計画的にプライバシーマーク(Pマーク)の申請を行うことが大切なので、慎重に行動していくことが大切です。

・新しい業務が発生する

プライバシーマーク(Pマーク)を取得するための規定により、運用するためには新しく記録を取る作業や社員教育のための負荷が、新しく発生するのがプライバシーマーク(Pマーク)を取得する上でのデメリットになります。

出来るだけ社員の手間を省いて、プライバシーマーク(Pマーク)構築、運用することが大切ですが、簡単に実行することは難しく、余計な手間は発生してしまうでしょう。

発生する業務内容としては、内部監査が最低でも1回行う必要があり、社員教育も年1回以上は行わないといけません。

新しい業務が発生することが、プライバシーマーク(Pマーク)を取得する上で発生するので、デメリットを把握した上で業務改善を行うことが重要です。

・審査中は責任者の業務が止まる

初回審査や2年毎の更新審査は、1日かけて実施されます。安全を守るために重要な審査であるため、時間をかけて慎重に行われるのは当然ですが、その間は個人情報管理責任者が拘束されてしまうのがデメリットです。

個人情報管理責任者は、審査中に通常業務を行うことができないため、その間は誰が代わりに業務を務めるのか、是正処置を施すことが重要になります。

・Pマーク認定の取り消しで信用を失う

プライバシーマーク(Pマーク)を取得している間は、外部から個人情報保護がしっかりしている企業であることを証明することができます。そのため、受注増加のきっかけにすることが可能です。

しかし、反対にプライバシーマーク(Pマーク)認定の取り消しが発生してしまった場合は、信用を失ってしまうことに繋がります。

プライバシーマーク(Pマーク)を取得した企業の5%ほどが、年間に何らかのアクシデントを起こし、JIPDECに報告を行っているというデータがあります。

プライバシーマーク(Pマーク)認定企業が個人情報を漏洩した場合は、管理がずさんであると認識されてしまうため、認定取り消しの処置が行われるでしょう。

一度失った信用度は、持ち直すのに苦労するので、プライバシーマーク(Pマーク)を取得した場合は、取り消しが行われないように、常に意識して個人情報保護の管理体制を整えることが大切です。

中小企業はPマークの取得が必要?

大企業の場合は、外部からの信用を落とさないためにも、プライバシーマーク(Pマーク)の取得は必須です。またほとんどの大企業が、成長するためにプライバシーマーク(Pマーク)を取得しているので、信用度を高めることに成功しています。

その点、中小企業の場合はプライバシーマーク(Pマーク)を取得していない企業もありますが、今後取得する必要があるのでしょうか。結論からいうと、企業の戦力によって取得の有無は検討し直すことが重要です。

外部からの信用を得たいのであれば、プライバシーマーク(Pマーク)を取得することは、必要といえるでしょう。また管理する個人情報が多くなった場合にも、プライバシーマーク(Pマーク)を取得することは大切です。

ただ先ほど紹介したデメリットでもある通り、プライバシーマーク(Pマーク)を運用するためには、コストがかかります。負担に感じるのであれば、無理に取得しない方がいいでしょう。

確かにプライバシーマーク(Pマーク)の取得は、企業が成長するためには重要な要素になります。しかし、その分負担になることもあるので、企業の運用がまとまってから取得する方が無難です。タイミングを見計らってプライバシーマーク(Pマーク)を取得するようにしましょう。

Pマークを取り入れる場合は効率のいい管理体制を作る

プライバシーマーク(Pマーク)のデメリットとして、通常業務以外の手間が新しくかかってしまうという点です。信用に繋がることは理解できますが、社員の負担が大きくなり、通常業務がままならない場合は、取得は見直した方がいいでしょう。

そのため、プライバシーマーク(Pマーク)を取得する場合は、効率よく業務を行うことができるように、管理体制を整えておくことが大切です。

管理体制を整え、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しても負担がかかりにくいように、調整していきましょう。

まとめ

プライバシーマーク(Pマーク)は、企業に取り入れることで、自社の信用を高めることが可能です。しかし、運用するためには負担もかかることを忘れてはいけません。

今回紹介したプライバシーマーク(Pマーク)のデメリットは、個人情報を保護する規定を遵守するためには必ず発生する項目です。

プライバシーマーク(Pマーク)を申請する場合は、デメリット面も把握して、企業に必要であるか検討してから実施することが重要になるでしょう。

この記事を書いた人

塚本
塚本
■出身地:福岡県
■趣味:FX、株式投資
■最近のはまり:仮想通貨、ブロックチェーン技術について
■苦手なもの:ねぎ

【UPF pmark】
千代田区に会社を構える株式会社ユーピーエフです。
日本全国を対象にDM発送代行、プライバシーマーク取得コンサルティング事業をしております。
プライバシーマークについてのお問い合わせ・ご相談は→03-6240-9470 セキュリティーコンサルティング事業部まで

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