手数料は取ってもいいの？ Pマークにおける開示手続き

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社を含め個人情報を取得している事業者には、原則として本人からの開示の求めに応じる義務があります。

開示の求めとは「そちらで取得したわたし自身の個人情報を見せてほしい、確認させてほしい」というお客様などからの請求のことをいい、これに応じる必要があることはプライバシーマーク（Pマーク）だけでなく個人情報保護法においても義務付けられています。

では開示に応じる際に個人情報の本人から手数料を取ることはできるのでしょうか？

手数料はOK

もちろん手数料を取らずに開示の求めに応じることはできますが、逆に手数料を取得することを会社として定めたとしても問題はありません。これは個人情報保護法においてもプライバシーマーク（Pマーク）の規格であるJIS Q 15001においても許容されていることです。

ただし法外な手数料の請求はだめ

手数料を徴収できるからといっていくらでも請求してよいかというと、そうではありません。プライバシーマーク（Pマーク）の規格であるJIS Q 15001には手数料の金額の決め方の目安として次のような指針が載せられています。

「手数料を徴収するときは，実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において，その額を定めなければならない。」

上記のとおり手数料は第一に「実費を勘案して」設定された金額でなければなりません。あくまで“実費”です。実費とは実際にかかる正味の費用のことですから、手数料に利益・もうけまで見込んでいることが明白な金額設定ではだめということになります。

第二に「合理的であると認められる」金額設定であることも条件となっています。「じゃあ何円までが合理的？」という問題もありますが、少なくとも極端に高額でお客様など個人情報の本人が「これじゃ開示を請求しにくい」と感じるようであれば、その額は合理的な範囲を超えていると判断せざるをえません。

で、いくらくらい？

プライバシーマーク（Pマーク）上で手数料の額が設定されているわけではありませんから、各プライバシーマーク（Pマーク）取得会社は自社で実際に開示手続きにかかる実費を考慮して額を決めることができます。

これはあくまで一例ですが、一般的には300～1,000円程度で手数料を設定している事業者が比較的多いのではないでしょうか。

金額を決める際は、以下の項目ごとの実費を算定するとよいでしょう。

受付けにかかる費用
本人確認にかかる費用
データベース検索にかかる費用
開示に応じるかどうかの審査にかかる費用
回答文書の作成にかかる費用
送付にかかる費用

まとめ

プライバシーマーク（Pマーク）取得会社として開示手続きの手数料を定めることにした場合は、ぜひ上記の内容を参考にしてみてください。そして定めた手数料の金額を自社のホームページなどで公開し、情報が常に最新であるように更新することも忘れないようにしましょう。

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