Pマークのコンサルタントは何をしてくれるの？

プライバシーマークは、Pマークとも呼ばれ、個人情報を適切に取り扱う事業者に与えられる公的なマークです。ネットの普及によって個人情報の取り扱いにも関心が集まるなど、現在では事業者に対し、個人情報の保護や管理をしっかり行うことが求められています。そこで、ここではプライバシーマークの申請をする際、コンサルタントが何をしてくれるのかなどを中心にご案内します。

審査に受かるにはそれなりの知識が必要

Pマークは申請すれば取得できるというものではなく、先ず審査に受かる必要があります。その手続きには一定の知識が必要になりますから、自社で申請や取得を目指す場合では、担当者を選任し、研修やセミナーを通してノウハウを蓄えなければなりません。余剰人員がいない事業者では厳しいことでもありますが、その手助けをしてくれるのがコンサルティングサービスです。Pマークに対応するコンサルティング会社などに依頼しますと、取得手の着手から認定まで、幅広いサポートを受けられます。コンサルタントは専門家ならではの知識や経験を持ち合わせているため、個人情報の適切な取り扱い環境の樹立や、審査基準を加味した指導も数々行ってくれます。特にプライバシーマークに制定されている条項や、その基準に沿ったシステムの構築に精通していますから、事前知識がない状態でプライバシーマークの取得を行う時は、価値の高いサポートサービスとなっています。また、プライバシーマークの需要は年々増加しており、審査機関自体も対応を追われる状態になっています。それに関しましても、コンサルタントが適切なサポートを行って申請を支援することで、滞りのない受審行程を実現できますから、円滑な審査活動を支える存在にもなっています。その結果、審査機関の負担も下げられるなど、プライバシーマークの推進に貢献する側面も持っています。一方、自社だけで取得を行った場合、担当者が離職などしますと、また一から次の担当者が勉強し直さなければならないケースも多々あります。しかし、コンサルティングサービスなら個々の従業員に依存することなく、コンスタントに知識の供給を受けられることが利点です。何よりプライバシーマークは定期的な更新が必要ですから、長期的な対応を考慮した場合にも、審査基準に焦点を絞った効率的な支援が受けられることと併せて、有用性に優れたサービスです。プライバシーマークを取得していれば、一般消費者へも安全性が高い事業者であることをアピールできるため、安心感を与えられます。従いまして、プライバシーマークを得たい場合は、コンサルティング会社を活用して、確実な取得を目指すことも大切です。

コンサルティング会社の種類と受けられるサービス

プライバシーマークの申請を行う場合はコンサルティングサービスが役立ちますが、この提供スタイルには幾つかのタイプがあります。例えば、プライバシーマークを専門に取り扱うコンサルティング会社をはじめ、セキュリティーを主軸に取り扱うソリューションベンダーが、提供サービスの一部としてプライバシーマークのコンサルティングサービスを行っている場合があります。あるいは各種の認証規格の申請をサポートする業者が、その規格の一つとしてプライバシーマークのコンサルティングサービスを取り扱っているなど、複数の提供スタイルが見られます。どのタイプに依頼するかは、自社の状況や希望と照らし合わせて判断することが必要ですが、Pマークの取得だけを目指すのであれば、プライバシーマークを専門に扱うコンサルティング会社を選ぶことも良い方法です。ただしセキュリティー関連や、ほかの規格の同時取得などを望む際は、柔軟に依頼先を検討することが賢明です。また、契約当初はプライバシーマークを取り扱っていなかった会社でも、現在ではそのコンサルティングサービスを提供している場合もあります。ですから既に何らかのソリューションベンダーと契約している状況なら、当該契約先の提供サービスを再確認してみることも一考に値します。プライバシーマークは取得後も2年間隔で更新が必要なため、一度認定を受ければ終わりという類のものではありません。そのため今後も認定を継続できるよう、審査面で的確にサポートしてくれるコンサルティング会社を選ぶことがカギになっています。そのほか、コンサルティングサービスではプライバシーマークの取得に向けたミーティングやスケジュールの管理をはじめ、対象とする個人情報の割り出しやリスク分析など、多様な支援が提供されています。さらに、従業員に対する社員教育も指導してくれるなど、多岐に渡るサポート体制が整っているコンサルティング会社が多々ありますから、その点にも着目して選ぶようにしましょう。一方、個人情報の管理は、事業者の規模によっても最適なシステムが異なりますので、規模や事業内容などを考慮して、1社ごとに合わせた提案を行う依頼先を探すこともポイントです。

ゼロからのシステム構築でも適切なサポートが得られる

これから新規でプライバシーマークの取得に取り掛かる場合、個人情報に関する取り扱い規約を制定することも大切なプロセスです。慎重を要する作業ですが、コンサルティングサービスを利用していれば、そのサポートも受けられるので安心です。これは個人情報保護マネジメントシステムの根幹とも呼べる部分ですから、専門家の知識が大いに役立ちます。構築されたシステムの仮運用や、運用過程の状況を判断するためなど、確認リストの作成や点検作業などもサポートしてくれます。内部監査に関する確認リストの準備や監査自体も支援してくれるので、点検結果から改善点なども詳しく割り出せます。さらに改善が必要な部分や予防対策についてもアドバイスを受けられることが一般的なため、システムの構築時には頼れる存在です。これらの個人情報保護に関するマネジメントシステムはPMSと略されることも多いですが、PMSが整った後、審査機関へ提出する書類作成も適宜支援してくれるため、スムーズな申請が望めます。そして終盤に差し掛かりますと、現地審査で重要となる運用関連の記録や規約など、必須書類のチェックはもとより、代表者や担当者に向けて、現地審査での応対方法などの助言が受けられます。プライバシーマークのコンサルティングサービスでは、それらのトータルサポートが望めますから、ゼロからPマークの認定を試みる際には打って付けです。なお、コンサルティングサービスを受ける時は、あらかじめ個人情報に携わる事業フローや、システムの概要に関する資料を用意しておきますと、PMSの構築が円滑に行えるようになります。また、個人情報に携わる事業内容などによって、構築に必要な期間が前後することも少なくありませんが、個人情報を取り扱う管理者や、個人情報の監査責任者などを選出して構築作業を行うことが重要になっています。もちろん新規取得のほか、更新のみの支援も大抵頼めますから、取得は自社で行ったものの、更新はサポートして欲しいという場合でも、相談してみると良いでしょう。更新だけでも新規取得と同様に、トータルで支援してくれるコンサルティング会社が数多くあるため、有効に活用できます。

適切に個人情報を取り扱う証しであるPマークは、事業者としても、取得することに大きな意義があります。しかし審査に受かる必要があるため、コンサルタントを利用して、確実な申請や審査を目指すことが肝要です。多くのコンサルティングサービスでは、個人情報保護システムの構築や書類作成はもとより、現地審査に関する助言など、プライバシーマークの取得に向けたサポートがトータルで提供されています。