プライバシーマークのガイドライン

プライバシーマークを取得しようとすると、個人情報を保護するシステムを確立し、審査を受けなければなりません。審査を通過したとしても油断はできません。継続的にプライバシーマークを保有するには定期的な審査を受ける必要があるからです。2年ごとに審査を受けて通過しないと、プライバシーマークを維持することができないのです。そういわれると、プライバシーマークを取得することを躊躇ってしまう企業もあるでしょう。しかし、それだけ厳格に審査されているプライバシーマークを維持しているということは、大きな社会的信用の獲得にも繋がります。その結果、消費者や取引先はこの企業なら個人情報を渡しても大丈夫だと考えるので、ビジネスチャンスは広がるといえます。

維持し続けるためには更新申請の時期に注意してください。更新申請は期限切れの8カ月前から行えます。４カ月前の時点には終了しておく必要があります。更新申請を行う際は、社内でどのような教育などを行ったかという記録を提出しなければなりません。同時に監査の記録も提出します。更新を行うには、年間に最低でも1度は教育および監査が必要になっています。

つまり、ずさんな管理体制では更新の審査を通過するのは難しいといえます。そのためには企業内に厳格な規定を設定し、教育も徹底しなければなりません。それに加えて、審査の事務作業を円滑に進められる人材の確保も必要です。しかし、そのような取り組みを一生懸命行ったり、人材を整えたりするだけでは審査を通過することは難しいです。なぜなら、審査は毎年厳しくなっていく傾向が見られるからです。

そのような事情に不安を感じる経営者は、プライバシーマーク取得支援サービスを利用すると良いでしょう。取得のプロがサポートしてくれるので、プライバシーマークを取得できる可能性が一気に高くなります。また取得までにかかる期間を大きく短縮することになるでしょう。プライバシーマーク取得支援サービスは、企業風土や社員教育の状況、スケジュールなどを十分考慮して実施されるのが一般的なので、利用しやすい場合が多いです。