Pマークの申請が受理されない時に考えられる理由とは？

プライバシーマーク(Pマーク)制度というものがありますがあまり聞いたことが無いという人もいるのではないでしょうか。このプライバシーマーク(Pマーク)は企業にとって信頼度を高める為にもとても大切なマークでもあります。しかし誰でも簡単に取得する事が出来るものではなく、中には受理されない場合があります。その原因とは何なのか詳しく紹介しましょう。

プライバシーマークを取得する事のメリットとは

今、注目されているプライバシーマーク(Pマーク)ですがこの制度は日本工業規格「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」に適合し、適切に個人情報を取り扱っている事業者に対し、プライバシーマークの使用を許可する制度です。現在多くの企業が取得をしており、今後ますます取得をする企業が増えるでしょう。そんなプライバシーマークですが、なぜ多くの企業が取得を目指しているのでしょうか。取得する事で得られるメリットにはどの様な事があるのでしょうか。まずこのプライバシーマークは個人情報をしっかりと取り扱っている企業に与えられるマークであり、その事からその企業を利用する人にとっては信頼度が高まり、安心して利用する事が出来る様になります。今、情報流出が大きな問題になっていますが、やはりその様な事態が起きてしまう事は企業にとってとても大きなダメージです。また、そこを利用する人達にとっても大切な個人情報やデータがもし何らかの理由で外部に漏れてしまえばとても大変な事になってしまいます。その為、やはり大切な個人情報を教えるのであれば、信頼の出来るところでなければ利用する事が出来ません。その為、このプライバシーマークを取得する事で、取引先や顧客からの信頼度が高まるというメリットがあります。また、このプライバシーマークを取得する為には全従業員への教育が必要となります。その為、個人情報の取り扱いに関しての従業員一人一人の意識を高める事が出来るというメリットもあります。やはり大切な個人情報です。一人でもその意識が薄れてしまうとそこから情報の流出と言う事が起きてしまう可能性もあります。その為、従業員一人一人にしっかり教育をし、今まで以上に意識を高める事で、会社全体の個人情報への意識をさらに高める事が出来るでしょう。また、その事を強みとして企業活動を進める事も出来る為、プライバシーマークを取得する企業にとっても利用者にとってもとてもメリットのあるものではないでしょうか。簡単に取得する事が出来るものではありませんが、会社全体が一丸となってプライバシーマーク取得の為に取り組めば、しっかりと取得する事が出来るでしょう。

なぜ受理されないのかその原因とは

しかし、このプライバシーマークは申請した企業全てが簡単に取得をする事が出来るというものではありません。取得する為には必要な書類を揃えたり、従業員を教育したり、様々な準備が必要です。またこれらの準備をしたとしても、必ずしも受理されるというものではありません。それでは、どの様な原因があるのでしょうか。この原因にはいくつかありますが、まず書類の不備が挙げられます。プライバシーマークを取得する為には様々な書類を提出する必要があります。適格性申請のチェック表や申請書、会社概要などその他にも様々な書類を提出する必要があります。これらを全て用意するだけでもとても大変な事であり、一つでも書類に不備があればプライバシーマークを取得する事が出来ません。その為、プライバシーマークを取得したいのであれば、出来るだけ早く書類の準備をして、不備が無い様にしっかり確認をする必要があります。書類に漏れが無いかしっかりチェックを重ね、また記入漏れが無いかもチェックしましょう。書類だけではなく、その中身に記入漏れや押印漏れなどあるとそれだけでも受け取ってもらえないので、まずはその部分をチェックしておきましょう。また、このプライバシーマークを取得する為にはプライバシーマーク監査を全事業所に対して実施しなければなりません。それを全事業者に対してしっかりと実施していなければいけません。その事を十分理解した上で申請しなければ審査が通らないので気をつけましょう。プライバシーマークを取得する為には厳しい審査をきちんとクリアする必要があります。その為にもしっかり事前にプライバシーマークを取得する心得を理解しておきましょう。また、ほんの数ヶ所記入漏れがあるだけでも却下されてしまうので、提出前に十分にチェックをしましょう。せっかく提出するのに、受け取ってもらえなければ意味がありません。やはり少しでも早くプライバシーマークを取得したいという企業も多くあり、つい下準備をきちんとせずに提出してしまう企業も少なくありません。特に自社で書類の準備など全て行う場合は、漏れがある場合があるので、しっかり準備をして受理してもらえるようにしましょう。

プライバシーマークは取引先にもプラスに働く

プライバシーマークを取得する事には多くのメリットがあると先に挙げましたが、取得する事の一番のメリットはやはり取引先に有利に働くという事です。このマークを取得しているかどうかは、今後の影響活動において大変有利に働きます。このプライバシーマーク貸与の有効期限は2年間になります。その後は２年ごとに更新をしていく必要があります。プライバシーマークがあるかどうかの一つの条件としている企業も多く、取り引きをする上でとても大きな役割を果たしてくれます。プライバシーマークの審査はとても厳格であり簡単なものではありません。自社だけで取得する場合は取得する為の書類の準備であったり知識が必要となります。その為、コンサルタント会社に依頼をする企業も多くなっています。コンサルタント会社に依頼をした場合は、費用が数十万と掛かってしまいますが、それを支払った上でもメリットのあるものではないでしょうか。このプライバシーマークを取得した会社は、個人情報をしっかり取り扱える会社と言う事になります。この事はやはり信頼度につながり、顧客や取引先に対して安心感を与える事が出来ます。逆にこのプライバシーマークを取っていない事で、取引先として選ばれなかったり、取得して欲しいと提案される場合も出てくるかもしれません。但し、このプライバシーマークは全企業が必要というわけではありません。個人情報を取り扱う企業であれば必要になりますが、個人情報など取り扱っていない会社であればそれ程重要なものではないでしょう。個人情報保護の為のマネジメントがしっかり出来ているのかを審査するものであり、一定以上の規定を満たしていなければこのマークを与えられません。厳しい審査を通り、しっかり個人情報を取り扱っていると認められてこそ与えられるマークになっているので、その点をしっかりと理解する必要があります。また受理されたとしても全て審査が通るわけではないので、事前準備がとても重要になります。なかなかその準備をする事が難しくなる為、コンサルタント会社なども上手に利用しながら取得を目指しましょう。そうする事で、少しでも早くプライバシーマークを取得する事が出来るのではないでしょうか。

プライバシーマークは個人情報を取扱会社にとってはとても重要なマークになります。平成10年4月1日から始まり、現在では多くの企業がこのプライバシーマークを取得しています。書類審査、現地審査をへて全ての条件をクリアした場合に与えられるマークであり、そこまで行く間には厳しい審査が十分な書類の提出が必要になります。しかしこのマークを取得する事で得られるメリットはたくさんあるので、是非しっかりプライバシーマークについて理解しましょう。