プライバシーマーク取得で苦労しやすい点とは

近年、社内での情報送信にメールではなく、「クラウドサービス」などを利用している会社も多いのではないでしょうか。この動きは必要とする人が、情報にアクセスしやすい状況になったという風に言えるかもしれませんが、同時に、個人情報や大切な情報の漏洩といったリスクも生まれえます。

会社によっては、このセキュリティ面への心配から、クラウドサービスの導入をためらうというところもあるようです。しかしそこでクラウドサービスの利用をあきらめてしまうというのはとてももったいないです。そこで登場するのが、プライバシーマーク。プライバシーマークとは現代社会の中で急速に広がっているインターネットのネットワークの中で、適切に個人情報が保護された体制をとっている業者に与えられるマークです。プライベートな情報を守るための取り組みをしているということへのお墨付き、というと簡単でわかりやすいかもしれません。

しかし、このプライバシーマークを取得するためには、いくつかのステップを踏まなくてはいけません。そのため苦労も伴います。

ただ、その苦労もどのようなものかあらかじめ知っておけば怖くない、ということで、今回は、プライバシーマーク取得で苦労しやすい点について説明していきます。

セミナーって難しいの？

プライバシーマーク取得のためのセミナーは、制度のホームページからも紹介がされていますし、他にもコンサルによって行われているものがあったりします。このようなセミナーは新規取得を目指している事業者や具体的な取得について考えているわけではないが、興味を持っているという事業者向けで行われています。これを読んでいる方のほとんどは対象に当てはまるのではないでしょうか。

このようなセミナーでは、プライバシーマーク制度の概要、取得に関する費用についての説明から、必須なリスク管理体制を構築するための要点などまでが取り上げられ、説明されます。書いてきた内容はプライバシーマークや、このような他の制度に詳しくないという方にとっては難解なテーマに聞こえるかもしれませんが、あくまで対象はこの制度に興味を持っている方です。

上で書いたような制度についての詳しい説明の他に、セミナーによっては審査や取得に関するコツを伝授するものや、セミナー後に無料で相談会が開催されます。そのため、小規模な業者で取得できるのかがわからない、という思いを持っていた事業者でも、自分たちも取得できるのだということがセミナーを通して再確認できるのです。

ここまで書いてきたように、セミナー自体は難しいものではありません。取得を目指すという思いがあるならば、セミナーの内容をその場で聞いてすぐは難しく感じたとしても、その後のフォローによって難しいという気持ちを解消することも可能です。

コンサルに頼めば簡単？

事業者の中には、インターネットなどで情報を手に入れる中で自分たちにはマークの取得は難しいのではないかと考える方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、実は「プライバシーマーク取得支援サービス」を行っているコンサルがあるのです。このようなコンサルでは、その会社ごとに合ったプランを考えながら支援をしてくれるということもあり、取得への近道になるといえます。集合の形や個別相談という形で相談できるなど様々なタイプがありますし、依頼している間の相談は何度行っても良いというところもあります。

また、近年導入されたマイナンバー制度にも対応したプログラムを提供するというコンサルも出てきています。確かに、自力でのマーク取得も不可能なわけではありませんが、小規模の事業者などによっては、実際に運用するのが難しいプログラムを立ててしまう場合もあります。その場合、マーク取得も難しくなってしまいます。コンサルに相談すると、このような事態をできるだけ避けて取得を目指すことができるというわけです。

しかし、コンサルに頼むということは、その分の費用も加わります。このことも事業者にとっては考えるべき点になりますから、まずは事前にセミナーに参加して情報を収集して、自分たちにはコンサルが必要であるかどうかをしっかり考えることが大切です。

ただ、コンサルの中でも比較的安心な費用で、プライバシーマーク取得支援サービスを行っているところもありますから、詳しく調べてみてもいいかもしれません。

実際取得した人達が工夫した点

実際にマークを取得した人達の体験談やその工夫について書いていきます。

まず、コンサルのプライバシーマーク取得支援サービスを利用した人達から紹介します。多くの方がおっしゃっているのは「会社の中で個人情報管理やマークの取得について任されたが、自分にはよくわからなかった」というようなことです。

しかし任されたからにはやり遂げたいということで、多くの方々は周りにいる詳しい方に相談したり、それぞれが勉強会に参加したりしています。そこで、コンサルの方とのご縁があり、コンサルを頼むというケースも多いようです。

このような方々の多くは、コンサルの方の意見を聞くことを意識し、工夫したということをおっしゃっています。例えば会社の様子を見ていただいた時に「個人情報の扱いについて不十分だ」という意見をいただいた際、それを否定するのではなく、それがマーク取得でチェックされる際の外部からの視点であるということを意識する必要があるということを考えます。外部という点では顧客の視点であると言えます。

次に、コンサルを利用せずに取得したという方の工夫も紹介します。自分の考えた個人情報保護のための取り組みを社内に浸透させることが大事であり、この点を工夫したという方がいらっしゃいます。コンサルを利用していないという方でも、上で書いたように自分自身には特別の知識が最初からあるというわけではなかったという方も多く、セミナーや勉強会に参加したりしていることもあるようです。

しかしせっかく勉強してきた知識が生かされなければ取得することはできません。そこで、どれだけ取り組みが大事なのかということをしっかりと社内に伝えるようにするということも大事になってくるのです。

プライバシーマークを取得には、ここまで書いてきたように苦労する点はあります。

しかし、実際に取得すれば「取引先とスムーズな契約が結べる」「官公庁の入札に参加できる」「広報物の中などで取得しているということをアピールできる」「アピールできることで、一般の消費者などにも信頼性を持ってもらえる」というようなメリットがあります。そして、マークの取得というところだけではなく、その会社において個人情報や大切な情報が適切に保護されるような体制が整っているということ自体が、会社にとってプラスとなるというようにも考えられます。

また、これまで述べてきたところでも書いているように、苦労とはいってもそれを解消するためのコツなどを学ぶことができるセミナーや勉強会も開催されていますし、コンサルが行っている取得支援のサービスを利用することで、負担を軽減することもできます。このように考えれば、取得するメリットの方が大きいように感じる方も多いかもしれません。今回の記事を読んだことが、少しでもマークの取得への興味へとつながったり、取得のために悩んでいるという方の参考になりますように。