マイナンバーを通知しない従業員へ国税庁が推奨対処法とは？

平成27年10月から国民の一人一人に個人番号（マイナンバー）が通知されます。
マイナンバーは個人が一生使うものなので非常に機密情報が高くなります。

これを他人に盗まれれば個人の情報は丸裸になる危険性もございます。
そのような理由から、会社にマイナンバーを通知することを拒む従業員が出てくることも予想されます。
しかし、従業員からの通知がないからと言って放っておけば会社は法定調書の作成がきず、会社としての義務が果たせなくなります。

できないから提出致しません！で通るほどおかみは甘くありません。

では、どうすればよいのか？

国税庁ホームページに次のように明確な回答が記載されております。
↓↓↓

（答）個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。」
国税庁HPより抜粋

つまり、記録により会社側はこれだけ対応したので、非は協力しない従業員にあるということを証明できればよいということです。
これは、皆さまご存知の労務上の解雇についてと同様です。

営業成績不良、勤務態度不良で解雇など、中小零細ではまだまだございます。
しかし、これで労働基準監督署に駈け込まれたら一発アウトです。
ここでも、教育指導、配置転換をするなど、すべきことを尽くさなければ解雇は有効とはなりません。

それには例えば、客先からのクレームの記録、不良を裏付ける証拠、そして注意、教育指導、改善の機会付与の記録など解雇理由を裏付ける証拠が必要なのです。

注意も口頭ではなく、文書で行うことが非常に重要です。
勿論、通告するときは2人以上の立ち合いで行います。

これらの裏付けがない場合、客観的合理性に欠け、当該解雇は不当ということになります。

国税庁の回答は大変まっとうな回答です。
しかし、マイナンバーの件に限らず、このもっともな記録を残すことに取り組んでいる会社はとても少ないのが現状で、私が存じ上げている限り労働トラブルに発展する原因はここにあることが多いのです。

いわゆる、
「言った！」「言っていない！」。
「聞いた！」「聞いていない！」。

何事も、自分に非がないことを証明するためには客観的な証拠が重要だということを国税庁のこの回答は示しております。

客観的な証拠、それは記録です！

マイナンバーは、当初、行政機関のみの利用に限られているようですが、徐々に民間での利用もされるようになることでしょう。

これも時代の流れです。時代を作ることは非常に困難ですが、上手に時代の流れに乗ることは可能です。

それには手をこまねいているだけでなく、予想できるリスクに対してあらかじめ対策を練ることで、無用のトラブルで時間と経費の削減を図るとともに、新しくできた制度で何かビジネスチャンスはないか？と考えることは経営者として非常に大切な考え方だと思います。